Préconisation du GRECCO sur la tenue des AG à distance

Concernant la tenue à distance des assemblées générales en période d’épidémie du virus COVID-19

Le groupe de recherche sur la copropriété (GRECCO)¹, réunissant des praticiens et des universitaires, a pour objectif de développer une réflexion pérenne sur l’application et l’évolution du droit de la copropriété. Après débats, le GRECCO rédige des propositions destinées à faciliter l’interprétation des textes du droit de la copropriété, à suggérer des pratiques professionnelles et à susciter des modifications législatives et règlementaires. Ces propositions sont largement diffusées dans les revues juridiques et professionnelles afin qu’elles puissent être connues et discutées.

II.- Les possibilités offertes par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Avant de déterminer quelles possibilités sont offertes par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, il convient de répondre à une question préalable : cette ordonnance est-elle applicable aux assemblées générales des syndicats de copropriétaires ?
Cette ordonnance vise en son article 1^er : « Les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :

1° Les sociétés civiles et commerciales
(...)
10° Les associations et les fondations ».
Bien que les syndicats des copropriétaires ne soient pas expressément visés par l’article 1, ils sont dotés de la personnalité morale par application de l’article 14 de la loi du 10 juillet 1965 et l’adverbe “notamment” permet de penser que la liste n’est pas exhaustive, ce qui est confirmé par le Rapport au président de la République qui évoque un « champ d’application personnel vaste ».

Si l’on peut donc admettre son application théorique aux assemblées générales de copropriété, il convient de déterminer si, pratiquement, il est possible de réunir une assemblée générale dans les termes de cette ordonnance pendant la période juridiquement protégée.
Cette ordonnance offre en effet trois possibilités au syndic selon les circonstances. Toutes visent à permettre l’adoption par l’assemblée générale de décisions, hors la présence physique des copropriétaires, empêchée par les règles actuelles de distanciation et de confinement (décret du 23 mars 2020).

• Première possibilité : celle visée par l’article 4 de l’ordonnance, est ouverte « lorsqu'une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires”

Dans ce cas le syndic peut décider que l’assemblée générale peut se tenir sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ni par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Autrement dit, il s’agit pour le syndic de tenir une assemblée générale à huis clos. Dans ce cas les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant par la présente ordonnance.

La difficulté, s’agissant d’une assemblée générale de copropriétaires, est que, pour l’heure, les textes ne prévoient pas, d’autres “modalités” de vote telles que celles que l’on peut connaître dans d’autres groupements comme les sociétés (la consultation écrite, consentement donné dans un acte, vote par correspondance). En effet, le vote par correspondance n’est pas effectif et il semble difficile de considérer que l’ordonnance le rendrait efficient. Aussi, cette première possibilité de l’assemblée à huis clos ne paraît pas ouverte au syndic de copropriété tant que la possibilité de voter par correspondance n’est pas effective.

En revanche, dès qu’elle le sera (et ce sera en principe le cas à compter du 1^er juin si l’arrêté a été publié), cette possibilité offerte par l’article 4, et sous réserve que ses conditions d’application soient réunies, sera ouverte au syndic.

● Deuxième possibilité : celle prévue par l’article 6 de l’ordonnance. Elle vise, dans les cas où la loi la prévoit, à faciliter le recours à la consultation écrite.

● Troisième possibilité : celle visée par l’article 5 de l’ordonnance qui peut d’ailleurs être naturellement combiné avec la première possibilité visée à l’article 4 précité. Il s’agit de faciliter le recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle en la généralisation et en la favorisant.

En effet, l’assemblée générale peut se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle dès lors que ces moyens mis en œuvre permettent l'identification des copropriétaires et sans autre conditions particulières dès lors que l’ordonnance vise à suspendre toute condition restrictive conduisant à empêcher le recours de ces procédés de communication. Concrètement, sont suspendues jusqu’au 31 juillet 2020 les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 (article 17 1 A) et du décret du 17 mars 1967 (article 13-1) qui exigent que ces procédés ne puissent être mis en œuvre que si préalablement l’assemblée générale a décidé “des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant”. De même, il n’est pas nécessaire que le syndic ait préalablement pris l'initiative de faire élaborer des devis.

La décision de recourir à l’article 5 de l’ordonnance pour la tenue de l’assemblée générale relève de la compétence du syndic qui est l’organe chargé de la convocation. Un décret apportera possiblement des précisions sur les conditions techniques, toutefois d’ores et déjà exprimées par l’article 5 : “Les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations”.

Cette solution paraît applicable à la tenue d’une assemblée générale de copropriété “dématérialisée”, ce qui n’exclut pas que les règles habituelles de tenue de l’assemblée générale soit par ailleurs maintenue (feuille de présence, président de séance, etc...). Encore faut-il dans notre cas qu’elle ait été préalablement et régulièrement convoquée, l’article 7 I de l’ordonnance prévoyant les modalités de la bascule² d’une assemblée générale classique tenue dans les termes de la loi du 10 juillet 1965 et du décret de 1967 et tenue dans les termes de l’article 5 de l’ordonnance.

En effet, selon cet article, lorsque le syndic décide de faire application des dispositions de l’article 5 de l’ordonnance et que tout ou partie des formalités de convocation de l'assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l'assemblée en sont informés par tous moyens permettant d'assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée. Dans ce cas, la modification du lieu de l'assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.