IV – Recommandations relatives à l'établissement du procès-verbal
Vu l'article 17 du décret du 17 mars 1967 modifié ;
La Commission,
Rappelle que le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote ;
- que pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, le nombre de voix « contre » et celles des abstentions pour les copropriétaires concernés par la décision.
- qu'il doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la décision par les copropriétaires ou les associés opposants.
- que les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet ;
- que les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; Qu'en effet, la signature nécessaire à la perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose et la certification de sa signature.
- que toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir la signature du syndic, du président et des scrutateurs ;
- que ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence, au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux ;
- qu'il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs ;
- que la séance ne peut être levée qu'après la signature du procès-verbal par le président, le secrétaire et par le ou les scrutateurs s'il en existe.
La Commission
Recommande
– que le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix ;
– que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats ;
– que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que le procès-verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance ;
– que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute erreur d'interprétation ;
– de veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de la question ou des questions inscrites à l'ordre du jour ;
– de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions ;
– de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la signature de tous les signataires du procès-verbal.
