I – Recommandations relatives à la tenue de la feuille de présence
Vu les articles 22, alinéas 2 et 3 et 23 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
Vu les articles 14 et 15 du décret du 17 mars 1967 modifié.
La commission
Rappelle
– que la feuille de présence est établie par l'auteur de la convocation.
– qu'elle doit contenir les noms et domicile de chaque copropriétaire, associés de sociétés d'attribution et des accédants à la propriété de la loi du 12 juillet 1989 et, le cas échéant, de leur mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22, alinéas 2 et 3 et de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
– que la feuille de présence constituant une annexe au procès-verbal sa copie doit être délivrée sur demande du copropriétaire.
– que la procuration de vote ne peut être transmise par télécopie.
Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la séance de l'assemblée, de détenteur des archives et de la liste des copropriétaires et de celles des associés qui lui a été communiquée par le représentant de la société de vérifier :
– que la feuille de présence satisfait aux prescriptions légales et réglementaires ;
– que les délégations de vote dont sont porteurs les mandataires, qu'ils soient copropriétaires ou non, sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats ;
– que les pouvoirs en blanc, ont été remis à un copropriétaire ou à l'un des mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement ;
– que la feuille de présence a été émargée.
Recommande aux copropriétaires, compte tenu de l'absence de règles régissant la distribution des pouvoirs en blanc en début d'assemblée, de désigner expressément, leur mandataire, le cas échéant, avec une faculté de subdélégation.
