Trois types d’archives
On distingue trois types d’archives avec des besoins spécifiques pour chacun d’eux :
- archives de consultation courante dites “vivantes”.- Ces documents, relevant des affaires en cours, doivent être facilement et rapidement accessibles.
- archives intermédiaires dites “semi-vivantes”.- Utilisés moins souvent, ces fichiers ou dossiers doivent être conservés à titre de preuve ou de référence (factures de l’année précédente par exemple). Ils doivent ainsi demeurer rapidement accessibles.
- archives définitives dites “historiques”.- Bien que n’étant plus utilisés, ces documents, peu nombreux la plupart du temps, sont conservés du fait de la valeur patrimoniale ou historique qu’ils représentent pour le syndic ou le syndicat.
Tout document électronique archivé doit respecter les caractéristiques suivantes :
- authenticité : il a été produit conformément aux règles en vigueur par des personnes habilitées ;
- fiabilité : son contenu doit refléter la totalité des informations représentatives de l’action concernée ;
- exhaustivité : il doit être intégral au sein d’un ensemble complet ;
- exploitabilité : il doit pouvoir être consulté durant la durée minimale de conservation impartie.
Les délais de prescription sont ainsi en général de :
- droit fiscal : 3 ans ;
- droit commercial : 6 ans ;
- droit civil : de 5 à 30 ans ;
- droit pénal : 1 an (contraventions), 6 ans (délits), 20 ans (crimes).
