Comment en finir avec les impressions, les classements et les recherches fastidieuses d’archives de la copropriété sans réelle garantie de pérennité ?
Grâce à l’archivage numérique qui offre de nombreux avantages, dont une grande accessibilité des documents dématérialisés via un portail web.
À condition, toutefois, de respecter certaines règles.
L’accès aux archives
Tout utilisateur dûment authentifié pourra avoir accès aux documents dématérialisés via un portail sécurisé en fonction des droits qui lui sont alloués par l’administrateur. La sécurité du coffre-fort numérique dans lequel sont stockés les documents (factures clients ou fournisseurs, relevés, contrats, règlements, etc.) est donc indispensable. Ce coffre-fort devra impérativement être personnel. Mais aussi s’appuyer sur des centres de données situés sur des sites distincts avec redondance des sauvegardes. Objectif : éviter toute perte de données et assurer un taux de disponibilité proche des 100 %.
D’un point de vue pratique, les documents dématérialisés doivent pouvoir être retrouvés facilement via une arborescence claire, a fortiori s’ils émanent de plusieurs centaines de copropriétés. Les recherches doivent ainsi être possibles via leur nom, leur date d’archivage, des mots clés et, de manière générale, par n’importe quelles métadonnées associées.
Bien évidemment, les utilisateurs pourront consulter mais également télécharger chaque fichier, que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone. Par ailleurs, un bon portail devra permettre à l’administrateur de gérer facilement la liste des utilisateurs et leurs droits, la traçabilité des documents déposés et les statistiques d’exploitation. Le tout grâce à des états exportables sous formats xls ou csv (tableur).
La plupart des acteurs du marché, dont le leader Pro archives, proposent des solutions tout compris (parfois avec des partenaires tiers comme smartarchives de la société AMT) comprenant la prise en charge et la préparation des documents avant numérisation (suppression des agrafes, des reliures…), la mise en place de séparateurs et de dossiers, la numérisation, l’«océrisation» (génération de texte pouvant être copié-collé, procédé OCR), l’indexation, la mise en ligne sur un espace client sécurisé, et enfin le stockage des archives papier dans un centre dédié.
Les consultations sont illimitées, le coût du forfait dépendant de la quantité de documents et de leur durée de conservation.
Trois types d’archives
On distingue trois types d’archives avec des besoins spécifiques pour chacun d’eux :
- archives de consultation courante dites “vivantes”.- Ces documents, relevant des affaires en cours, doivent être facilement et rapidement accessibles.
- archives intermédiaires dites “semi-vivantes”.- Utilisés moins souvent, ces fichiers ou dossiers doivent être conservés à titre de preuve ou de référence (factures de l’année précédente par exemple). Ils doivent ainsi demeurer rapidement accessibles.
- archives définitives dites “historiques”.- Bien que n’étant plus utilisés, ces documents, peu nombreux la plupart du temps, sont conservés du fait de la valeur patrimoniale ou historique qu’ils représentent pour le syndic ou le syndicat.
Tout document électronique archivé doit respecter les caractéristiques suivantes :
- authenticité : il a été produit conformément aux règles en vigueur par des personnes habilitées ;
- fiabilité : son contenu doit refléter la totalité des informations représentatives de l’action concernée ;
- exhaustivité : il doit être intégral au sein d’un ensemble complet ;
- exploitabilité : il doit pouvoir être consulté durant la durée minimale de conservation impartie.
Les délais de prescription sont ainsi en général de :
- droit fiscal : 3 ans ;
- droit commercial : 6 ans ;
- droit civil : de 5 à 30 ans ;
- droit pénal : 1 an (contraventions), 6 ans (délits), 20 ans (crimes).
Liste des documents obligatoires archivés sur l’Extranet
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 précise les documents devant obligatoirement figurer dans l’extranet mis à disposition des copropriétaires par le syndic.
Pour l’ensemble des copropriétaires :
• règlement de copropriété et état descriptif de division ;
• fiche synthétique réalisée par le syndic ;
• carnet d’entretien de l’immeuble ;
• diagnostics techniques sur les parties communes en cours de validité ;
• contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité ;
• ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires ;
• contrats d’entretien et de maintenance des équipements en cours ;
• procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux approuvés, le cas échéant ;
• contrat de syndic en cours.
Pour les seuls membres du conseil syndical :
• balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et des produits ;
• assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires sur les procédures judiciaires en cours ;
• liste des copropriétaires ;
• carte professionnelle du syndic, avec attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité.
Documents relatifs au lot des copropriétaires (obligatoires à compter du 1er juillet 2020) :
• compte individuel du copropriétaire après l’approbation des comptes par l’AG ;
• montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget des deux derniers exercices comptables ;
• montant de la part du fonds travaux rattaché au lot du copropriétaire arrêté après l’approbation des comptes ;
• avis d’appel de fonds envoyés aux copropriétaires sur les trois dernières années.
Quels bénéfices attendre d’un archivage numérique ?
• accès illimité 24h/24 et 7j/7 en temps réel depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette) ;
• sécurité des archives, y compris en cas de perte des documents physiques ;
• gain de place dans les locaux ;
• classements et métadonnées personnalisables ;
• gain de temps dans les missions quotidiennes du syndic (temps de classement et de recherche quasi nuls) lequel peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier ;
• plus grande réactivité auprès des copropriétaires, ce qui augmente de facto la satisfaction clients ;
• interface unique pour la gestion et la consultation de toutes les archives ;
• solution de dématérialisation en mode Software as a Service (littéralement : logiciel en tant que service) ne nécessitant aucune installation sur poste ou matériel informatique spécifique.
De la nécessité d’opter pour des systèmes d’archivage électronique sécurisés…
Les documents de gestion d’un syndic, et d’une entreprise en général, sont soumis à des obligations précises d’archivage. Ils doivent être archivés dans des conditions garantissant le maintien de leur intégrité, sous peine de ne pas être légalement admissibles en cas de contrôle administratif ou de procédures contentieuses. Tout doit être mis en œuvre pour qu’ils ne puissent être modifiés, volontairement ou accidentellement, pendant toute la période couverte par les obligations de conservation.
Par ailleurs, la mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour des copropriétaires, doit respecter des règles bien précises du point de vue de la confidentialité et de la sécurité. Ainsi, la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) impose-t-elle que le contenu de ce coffre-fort soit exclusivement contrôlé par l’utilisateur, voire, le cas échéant, par les personnes mandatées par ce dernier. Une condition qui impose, de fait, que le fournisseur de service de coffre-fort numérique ne soit pas en mesure d’accéder aux données. Et ce grâce au chiffrement des documents archivés, ainsi que des métadonnées créées par l’utilisateur et associées à ces documents (dont les noms des fichiers).
D’où l’intérêt, dans la très grande majorité des cas, d’externaliser, en faisant appel à un service ou à un prestataire disposant de certifications, en particulier :
- Certification ISO 27001 (pour les systèmes de management de la sécurité de l’information) ;
- NF 461 (système d’archivage électronique) ;
- Afnor NF Z42-013 et ISO 14641-1 (relatives aux systèmes d’archivage électronique à valeur probante) ;
- Label France Cybersécurité ;
- Règlement eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 (prestataires de services de confiance).
