A savoir
• Qu’elles soient courantes ou dormantes, les archives sont de la responsabilité du syndic et font partie de ses tâches de gestion courante.
• Si le syndic souhaite confier l'archivage à une entreprise spécialisée, il lui faudra le faire voter en assemblée générale à la majorité de l’article 25.
• Si les copropriétaires adoptent cette externalisation, la gestion des archives leur sera alors facturée, mais aucune rémunération particulière ne pourra être exigée par le syndic.
• Le syndicat des copropriétaires demeure le seul propriétaire de ses archives.
• Dès lors que l'archivage est externalisé, le syndic est déchargé de la responsabilité de ces archives qui pèse désormais la société d’archivage, par exemple en cas de perte ou de dégradation de documents.
• Des copropriétaires qui font le choix de l'externalisation doivent donc impérativement faire appel à un prestataire de confiance, respectant les normes Afnor NF Z 42-013 sur l'archivage électronique et NF Z 40-350 pour l’archivage papier. Ces deux normes décrivent un ensemble de spécificités à respecter pour garantir la conservation et l’intégrité des documents stockés, tout en réduisant au maximum l'ensemble des risques. Ces derniers peuvent être liés aux matériels, logiciels, aux opérations humaines, aux procédures ou bien encore aux locaux (risques d'incendie, d'inondations…).
• Dans la mesure où les syndics ont le devoir et la responsabilité des archives de la copropriété, les associations de consommateurs recommandent aux syndicats des copropriétaires qui trouveraient un intérêt à externaliser leurs archives, de négocier à la baisse le montant des honoraires du syndic, pour ce travail et cette responsabilité délégués à un tiers.
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