Stock d’archives trop important, volonté de sécuriser leur stockage… Les syndics peuvent être tentés de faire appel à un tiers archiviste pour gérer tout ou partie des archives dont ils ont la responsabilité. Une démarche qui ne peut se faire qu’avec l’accord en assemblée générale du syndicat des copropriétaires, ce dernier prenant alors à sa charge la prestation. Rappel des règles à respecter. ©DR
Relatif à l’archivage pour les copropriétés, l’article 55 (V) de la loi ALUR du 24 mars 2014, modifie l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Il précise ainsi :
«Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d’autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l’assemblée générale, le syndic est chargé […] de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic».
Prévalant sur l’arrêté Novelli du 19 mars 2010 qui ne faisait référence qu’aux archives utiles, le décret n° 2010-391 du 20 avril 2010 (précisant les modalités d’application de la loi du 10 juillet 1965 et modifiant le décret n° 67-223 du 17 mars 1967) précise, par ailleurs, que la conservation des archives de la copropriété fait partie de la mission ordinaire du syndic. La gestion de toutes les archives entre dans la gestion courante du syndic, qui ne peut donc pas facturer, de son propre chef, la gestion et la conservation des archives “dormantes” :
Article 16 du décret 2010-391
L’article 33 du décret de 1967 est ainsi rédigé :
«Art. 33. - Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
[…]
«La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.»
Le décret de 2010 ajoute également un article 33-2 au décret de 1967. Ce dernier précise que le devoir d’information qui est fait au syndic sortant de communiquer au prestataire archiviste les coordonnées du nouveau syndic, ne dégage pas l’ancien syndic de son obligation «de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic».
Article 17 du décret 2010-391
Après l’article 33-1 du décret de 1967, il est inséré un article 33-2 ainsi rédigé :
«Art. 33-2. - L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa.»
Une jurisprudence déjà fournie
• Arrêt de la troisième chambre civile de la Cour de cassation du 1er mars 2011, n° de pourvoi 10-30.286 (attaquant la décision du tribunal d’instance de Paris 20e, du 17 novembre 2009).
Un syndic ayant fait appel à une société d’archivage pour conserver les archives “dormantes” d’une copropriété – sans autorisation de l’assemblée générale – était assigné par le syndicat des copropriétaires en remboursement de frais d’archivage mis à la charge de la copropriété. Le syndic refusait en effet, de payer les frais d’archivage au prestataire externe, estimant qu’ils étaient à la charge du syndicat qui exigeait, par ailleurs, la restitution de toutes les archives.
Le tribunal d’instance saisi avait estimé que le syndic avait commis une faute dans l’exécution de ses obligations contractuelles et légales, devait restituer les archives et rembourser les frais supplémentaires au syndicat des copropriétaires.
Le syndic s’est alors pourvu en cassation, estimant que les frais d’archivage ne lui revenaient pas, s’agissant d’archives “dormantes” qui n’entraient pas dans le cadre des prestations de gestion courante.
La Cour de cassation a rejeté le pourvoi et confirmé le jugement du tribunal.
«Attendu qu’ayant exactement retenu que le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait explicitement confié la responsabilité et relevé qu’en ne restituant pas l’intégralité des archives, le syndic X avait commis un manquement à ses obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat des factures d’archivage, le tribunal a, sans dénaturation […] pu en déduire que le syndic X devait rembourser au syndicat les factures réglées par lui à la société d’archivage.
Attendu qu’ayant retenu que le syndic avait manqué à ses obligations et engagé sa responsabilité en ne restituant pas l’intégralité des archives, en concluant sans autorisation ni consultation de l’assemblée générale un contrat d’archivage dont la nécessité n’était pas établie et en mettant à la charge du syndicat des factures de la société d’archivage, le tribunal, qui a caractérisé la faute imputable au syndic et le lien de causalité avec le dommage subi par le syndicat, a, en allouant à celui-ci une certaine somme, souverainement apprécié l’étendue de son préjudice ; qu’il a ainsi légalement justifié sa décision ;
Par ces motifs :
Rejette le pourvoi»
• Arrêt de la cour d’appel de Grenoble du 5 mars 2012 (statuant sur appel d’un jugement du tribunal de grande instance de Grenoble en date du 14 décembre 2009).
A propos du classement en prestation variable incluse dans le forfait annuel selon le choix des parties contractantes, du traitement des archives dormantes :
«Attendu que le syndic X souligne qu’aux termes de son nouveau projet de contrat cette prestation est expressément incluse dans le forfait annuel et ne donne lieu à aucune rémunération complémentaire, bien que la commission des clauses abusives n’ait pas critiqué ni préconisé la suppression de cette clause ; […]
Attendu que postérieurement à l’arrêté du 19 mars 2010 qui classait dans les prestations de gestion courante la détention et la conservation des archives utiles notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de division etc. ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans, est intervenu le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 qui complétant l’article 33 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, édicte que “la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic” sans aucune distinction entre archives “vivantes” et “dormantes” ;
Qu’une telle clause s’avère donc illicite».
A savoir
• Qu’elles soient courantes ou dormantes, les archives sont de la responsabilité du syndic et font partie de ses tâches de gestion courante.
• Si le syndic souhaite confier l'archivage à une entreprise spécialisée, il lui faudra le faire voter en assemblée générale à la majorité de l’article 25.
• Si les copropriétaires adoptent cette externalisation, la gestion des archives leur sera alors facturée, mais aucune rémunération particulière ne pourra être exigée par le syndic.
• Le syndicat des copropriétaires demeure le seul propriétaire de ses archives.
• Dès lors que l'archivage est externalisé, le syndic est déchargé de la responsabilité de ces archives qui pèse désormais la société d’archivage, par exemple en cas de perte ou de dégradation de documents.
• Des copropriétaires qui font le choix de l'externalisation doivent donc impérativement faire appel à un prestataire de confiance, respectant les normes Afnor NF Z 42-013 sur l'archivage électronique et NF Z 40-350 pour l’archivage papier. Ces deux normes décrivent un ensemble de spécificités à respecter pour garantir la conservation et l’intégrité des documents stockés, tout en réduisant au maximum l'ensemble des risques. Ces derniers peuvent être liés aux matériels, logiciels, aux opérations humaines, aux procédures ou bien encore aux locaux (risques d'incendie, d'inondations…).
• Dans la mesure où les syndics ont le devoir et la responsabilité des archives de la copropriété, les associations de consommateurs recommandent aux syndicats des copropriétaires qui trouveraient un intérêt à externaliser leurs archives, de négocier à la baisse le montant des honoraires du syndic, pour ce travail et cette responsabilité délégués à un tiers.
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Pour aller plus loin
De l’importance pour les copropriétés de bien archiver, Inf. Rap. Copr. n° 546
