Quelle formule choisir : le syndic professionnel, le syndic bénévole, le syndic coopératif ou le syndic professionnel «low-cost» ? Focus sur ces trois dernières alternatives qui permettent de réaliser des économies mais impliquent que les copropriétaires s’investissent dans la gestion.
Le syndic bénévole
Être syndic bénévole ne s’improvise pas. Pour exercer cette fonction, le copropriétaire doit avoir des compétences juridiques, techniques et comptables (une bonne connaissance de la législation sur la copropriété est indispensable). Il est préférable alors d’adhérer à une association de copropriétaires qui sera en mesure d’apporter une assistance. La plupart d’entre elles ont développé des outils informatiques, notamment des logiciels de comptabilité, adaptés à la gestion de petites copropriétés.
La décision de confier la gestion de la copropriété à un syndic bénévole est prise par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 et, à défaut, à la majorité réduite de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965. Attention, cette fonction ne peut être exercée que par un copropriétaire. Comme pour tout syndic, la durée de son mandat ne pourra excéder 3 ans. En pratique, cette durée est généralement d’un an, renouvelable sur décision de l’assemblée générale.
Il exerce les mêmes missions qu’un syndic professionnel (établissement du budget prévisionnel, préparation et convocation des assemblées générales, tenue de la comptabilité, recouvrement des charges, suivi des travaux, etc.). Bien qu’il ne soit pas soumis à la législation applicable aux syndics professionnels, il aura tout intérêt à souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile en cas de faute commise dans sa gestion et ce, même si en application de l’article 1992 du Code civil, sa responsabilité sera appréciée moins rigoureusement que dans le cas d’un syndic professionnel. Le coût de cette assurance sera supporté par la copropriété au titre des charges générales.
Le syndic bénévole aura droit au remboursement des frais qu’il a engagés pour l’accomplissement de sa fonction (appels téléphoniques, affranchissements postaux, envoi de télécopies). Sur décision de l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25 et, à défaut, de l’article 25-1, il peut percevoir une rémunération en contrepartie du temps passé à la gestion de la copropriété. Cette rémunération sera soumise à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux.
Quelle que soit la taille de la copropriété (plus ou moins de 15 lots), le syndic bénévole doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Aucune dérogation n’est admise.
Le syndic coopératif
Le syndicat coopératif est un mode de gestion de type collégial nécessitant une forte implication du conseil syndical.
Les conditions de sa mise en œuvre sont définies par l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 40 à 42-2 du décret du 17 mars 1967. S’il n’a pas été créé dès l’origine par le règlement de copropriété, un vote de l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité de l’article de l’article 25 et, à défaut, de l’article 25-1, est nécessaire pour adopter la forme coopérative du syndicat.
Une fois cette condition remplie, l’assemblée générale désigne dans les mêmes conditions de majorité, les membres du conseil syndical pour une durée maximale de trois ans. Dans le cadre d’un syndicat coopératif, le conseil syndical est en effet obligatoire, sauf dans les copropriétés de moins de dix lots [voir encadré].
Le conseil syndical élira parmi ses membres, et pour la même durée, le syndic qui sera également président du conseil syndical.
Le conseil syndical peut éventuellement élire un vice-président pour suppléer le syndic momentanément empêché. Si tel est le cas et s’il n’y a pas de vice-président, le conseil syndical pourra désigner un nouveau syndic parmi ses membres. En aucun cas, le syndic et le vice-président ne peuvent conserver leurs fonctions après l’expiration de leur mandat de membres du conseil syndical, sauf renouvellement.
L’assemblée générale devra également, à la majorité de l’article 24, désigner une ou des personnes chargées de contrôler la comptabilité du syndicat et de rendre compte chaque année à l’assemblée générale de l’exécution de leur mission. Ces personnes peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées (commissaire aux comptes, expert-comptable). À noter que le mandat du ou des copropriétaires désignés pour contrôler les comptes du syndicat ne peut excéder trois ans et ne peut donner lieu à rémunération.
Le syndic coopératif a les mêmes pouvoirs et les mêmes obligations qu’un syndic professionnel. À noter que tous les actes et documents établis au nom du syndicat devront préciser sa forme coopérative.
À l’instar du syndic bénévole, il a l’obligation, quelle que soit la taille de la copropriété, d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. En revanche, il ne peut prétendre, tout comme les autres membres du conseil syndical, à aucune rémunération ; il pourra seulement se faire rembourser ses frais. Sa responsabilité pouvant être engagée en cas de faute dans l’exercice de sa gestion, mieux vaut qu’il souscrive une assurance responsabilité civile.
N’étant pas un syndic professionnel, le syndic coopératif peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sous sa responsabilité, confier l’exécution de certaines tâches, notamment la comptabilité, à une union de syndicats coopératifs ou à d’autres prestataires extérieurs. Les dépenses ainsi engendrées seront supportées par les copropriétaires.
Le contrat de syndic “low-cost”
Depuis 2013, des syndics professionnels proposent des contrats à prix réduit, spécialement adaptés à la gestion de petites copropriétés ne comprenant généralement pas plus de 30 lots.
Particularité de ces offres : elles reposent sur l’utilisation maximale des nouvelles technologies. Le syndic n’est pas physiquement présent et ne se rend pas dans la copropriété. Il assure, via Internet, la gestion administrative et comptable de la copropriété, notamment celle des travaux (établissement des devis, paiement des factures). Une base de données commune permet au conseil syndical et aux copropriétaires d’avoir accès, sous forme dématérialisée, à tous les documents juridiques, financiers et administratifs concernant la copropriété. Un service en ligne permet également d’accompagner le conseil syndical et les copropriétaires dans leurs démarches, de leur apporter des conseils et de répondre à leurs questions.
Opter pour un syndic “low-cost” implique en contrepartie l’existence d’un conseil syndical compétent, capable de prendre en charge un certain nombre de tâches en raison de l’absence physique du syndic : surveillance et réception des travaux réalisés par les entreprises, tenue des assemblées générales (vérification des pouvoirs, rédaction des procès-verbaux). Il est donc nécessaire de vérifier au préalable quelles sont les missions comprises dans le forfait proposé par le syndic.
Pour en savoir plus
• “Syndic à bas-coût : L’alternative pour les petites copropriétés”, un dossier signé par Paul Turenne, complété d’une étude juridique de Jean-Marc Roux sur la compatibilité du mode de gestion des syndics à bas-coût avec la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. A lire dans le numéro de janvier/février 2014, n° 595, p. 35 et sur le site.
• “Le syndic bénévole : ses responsabilités, son rôle et ses outils”, quand les syndicats de copropriété choisissent de faire appel à l’un des leurs pour remplir bénévolement le rôle de syndic. A lire dans le numéro de décembre 2012, n° 584, p. 25 et sur le site.
• “Outils de gestion : la course à la performance” pour tout connaître des logiciels de gestion pour les syndics y compris pour les bénévoles. A lire dans le numéro de décembre 2011, n° 574, p. 31 et sur le site.
• “Défense des copropriétaires : choisir son association”. Dans ce dossier, retrouver les coordonnées des associations susceptibles de vous épauler pour gérer et administrer votre copropriété. A lire dans le numéro de juillet/août 2012, n° 580, p. 29 et sur le site.
Les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 spécifiques aux petites copropriétés
Dans les copropriétés de moins de dix lots, la constitution d’un fonds de travaux, à compter du 1er janvier 2017, ne sera pas obligatoire. Toutefois, la décision de ne pas le constituer ne pourra être prise qu’à l’unanimité de tous de tous les copropriétaires (art. 14-2, III).
Dans les copropriétés de moins de 10 lots à usage de logements, bureaux ou commerces et dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €, les comptes du syndicat peuvent ne pas être tenus selon la comptabilité 
d’engagement dite “en partie double” (art. 14-3). Pour autant, les autres règles comptables fixées par le décret du 14 mars 2005 leur sont applicables.
Dans ces mêmes copropriétés, les mesures suivantes sont également applicables (art. 17-1-1) :
- la modification du règlement de copropriété en vue de prévoir la possibilité d’adopter la forme coopérative est approuvée à la majorité de l’article 25 et, à défaut, de l’article 25-1 ;
- une fois la forme coopérative adoptée, l’assemblée générale peut également décider, par une délibération spéciale et à la majorité de l’article 25, de ne pas constituer de conseil syndical et de procéder directement à la désignation du syndic parmi ses membres. La désignation du syndic se fait par vote séparé à la majorité de l’article 25. L’assemblée générale peut également désigner un copropriétaire pour suppléer le syndic en cas d’empêchement de celui-ci. Le syndic et son suppléant, sont l’un et l’autre, révocables dans les mêmes conditions ;
- l’assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat ;
- en cas d’empêchement du syndic ou de défaillance de celui-ci mettant en péril la conservation de l’immeuble, la santé ou la sécurité de ses occupants, chaque copropriétaire peut prendre l’initiative de convoquer une assemblée générale “extraordinaire” pour désigner un nouveau syndic ou prendre les décisions nécessaires pour mettre fin à la situation de péril.
Dans les copropriétés comportant au plus 15 lots à usage de logements, bureaux ou commerces, une délégation de pouvoir peut être donnée au conseil syndical pour la mise en application et le suivi des travaux et contrats dans le cadre du budget prévisionnel de charges, autrement dit les petits travaux et les contrats de maintenance (art. 25 a ). Dans ce cas, les membres du conseil syndical assumant cette tâche doivent être couverts par une assurance de responsabilité civile. Pour être valable, cette délégation doit être décidée à la majorité de l’article 25 et, à défaut, de l’article 25-1.
Dans ces mêmes copropriétés, l’assemblée générale des copropriétaires peut, à la majorité de l’article 25 et, à défaut, de l’article 25-1, dispenser le syndic professionnel d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Dans ce cas, le syndic ne pourra pas surfacturer le compte séparé. Si les copropriétaires ont opté pour un compte bancaire unique ouvert au nom du syndic, les sous-comptes comprenant les versements et prélèvements afférents à chaque syndicat devront être individualisés (art. 18-II).
