La loi ALUR du 24 mars 2014 a posé, au sein de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le principe selon lequel, sauf décision contraire de l’assemblée générale, tout syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés. Ce texte, applicable à compter du 1er janvier 2015, n’a pas porté ses fruits, le constat dressé par les parlementaires à l’occasion de la loi ELAN étant que les extranets sont des coquilles quasi vides dans lesquels les copropriétaires ne trouvent pas les documents stratégiques.
Afin de remédier à cette carence, le Sénat a estimé nécessaire une intervention de la puissance publique pour préciser les documents que doit contenir a minima l’extranet.
Ainsi, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (JO du 24 mai) met en oeuvre le principe légal d’un accès différencié en distinguant les informations accessibles à l’ensemble des copropriétaires, celles consultables seulement par le titulaire du lot concerné et enfin celles mises à la disposition des seuls membres du conseil syndical.
Trois niveaux d’accès
S’agissant des documents devant être mis à disposition de tous les copropriétaires, il s’agit du règlement de copropriété, de l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ; de la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ; du carnet d’entretien de l’immeuble ; des diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ; des contrats d’assurance de l’immeuble ; de l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ; des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ; des procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées et enfin du contrat de syndic en cours.
S’agissant des documents relatifs au lot d’un copropriétaire mis à sa seule disposition par le syndic, sont concernés le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ; le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire. Lorsque le syndicat dispose d’un fonds de travaux, doit également être accessible le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle. En outre, sont visés les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Enfin, concernant les documents accessibles aux seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle, il s’agit des balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ; les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ; les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires ; la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ; la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière. Ce texte entre en vigueur le 1er juillet 2020.
