Leader français de l’archivage physique et numérique depuis près de 25 ans, la société PRO.ARCHIVES s’est transmutée en véritable spécialiste de la gestion documentaire, toujours dédiée aux professionnels de l’immobilier.
Grâce à sa solution baptisée « La Conciergerie Digitale », l’entreprise (devenue un groupe familial depuis décembre 2020) propose un service complet permettant aux syndics de copropriétés et administrateurs de biens, de supprimer la gestion du papier dans leur organisation et de gagner en productivité grâce à une I.A « made in PRO.ARCHIVES ».
UNE I.A INITIALEMENT CONÇUE POUR AUTOMATISER LE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS…
En 2018, à la suite de la création d’un club utilisateurs composés de cabinets clients de PRO.ARCHIVES de différentes tailles et situés pour moitié en région parisienne et moitié en province, une question est posée : dans un monde idéal, quelle activité back-office souhaiteriez-vous automatiser ? Le panel répond l’automatisation du traitement de la facture fournisseur à une écrasante majorité. Une tâche répétitive, chronophage, sans valeur ajoutée mais indispensable à la bonne tenue du cabinet.
Peu importe la taille, la configuration ou le logiciel métier utilisé, les professionnels de l’immobilier considèrent passer beaucoup trop de temps à traiter la facture fournisseur. Après analyse, le leader de la gestion des archives physiques et numériques constate qu’il existe des solutions de traitement des factures fournisseurs boostées à l’I.A pour quasiment l’ensemble des secteurs d’activité mais pas celui du syndic. Qui dispose, au mieux, de solutions utilisant le vidéocodage. Quelques mois plus tard à l’occasion du Congrès de l’UNIS, PRO.ARCHIVES remporte le trophée de l’innovation avec sa solution, initialement baptisée KOPROO. Cette solution utilise l’intelligence artificielle pour détecter les éléments nécessaires au traitement de la facture fournisseur. Pour y parvenir, elle détecte la totalité des caractères présents sur le document puis, avec ses 150 algorithmes développés en interne, elle indique la copropriété, le fournisseur, le montant, etc.
…QUI DEVIENT UNE GED POUR TRAITER L’ENSEMBLE DU COURRIER DU CABINET.
En 2020, la pandémie touche de plein fouet l’économie mondiale et bouscule nos habitudes. Face à l’impossibilité pour les cabinets d’accéder à leurs locaux, des milliers de courriers et autres recommandés se retrouvent presque sans réponse ou avec des délais extrêmement longs. PRO.ARCHIVES décide de remédier à cela en associant à son I.A un service d’externalisation du courrier entrant. Le but ? Que les cabinets puissent accéder à leur courrier quotidiennement, quel que soit la localisation de leurs collaborateurs. Pour y parvenir, le courrier des cabinets est réacheminé par voie postale dans les locaux de PRO.ARCHIVES pour être numérisés et analysés par l’I.A (qui frôle les 95% de détection). Dès lors, le Groupe familial décide de ne plus uniquement se concentrer sur la facture fournisseur mais sur l’ensemble du courrier. En 2024, c’est près d’une vingtaine de typologie de documents différents que l’I.A. est capable de détecter automatiquement (facture, avoir, relance, avis de mutation, assemblée générale, chèque, congé locataire, etc.) et, puisque reconnaissant la copropriété, en mesure d’affecter le document au bon collaborateur. D’une interface de traitement de la facture fournisseur la solution, nouvellement baptisée la Conciergerie Digitale, s’est muée en véritable GED (Gestion Electronique des Documents) boostée à l’I.A et 100% dédié au monde de l’immobilier.
UN PANEL DE SOLUTIONS POUR FAIRE DISPARAÎTRE LA GESTION DU PAPIER DANS LES CABINETS
« Nos solutions vont de l’externalisation des archives à l’externalisation du courrier entrant, en passant par la numérisation du fonds d’archives et l’automatisation du traitement du courrier grâce à notre GED unique avec l’I.A comme moteur. L’ensemble de ces solutions offre la possibilité aux cabinets de s’affranchir de la gestion du papier en passant au monde du numérique, de gagner en productivité grâce aux nouvelles technologies tout en ayant la garantie que leurs originaux soient traités par le leader français qui fêtera ses 25 ans d’existence en 2025 ». Yoann Zaouche, Directeur Général.
Suivez-nous actualité sur 
