L’archivage des documents fait partie intégrante des missions du syndic de copropriété. Un système fiable, rapide et efficace booste sa productivité et le décharge d’une mission lourde à gérer.

Le tiers-archiviste est là pour optimiser cette tâche chronophage, en apportant son expertise métier infaillible. Il saura répondre à vos besoins : archivage physique, numérique ou les deux. Ses ressources matérielles et humaines vous offrent une prestation optimale, à moindre coût et à forte valeur ajoutée.

1.   identifier ses besoins

L’hybridation des documents complexifie la gestion de l’information pour les acteurs de la copropriété. Entre un monde en pleine révolution technologique et un cadre légal strict, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver… C’est pourquoi identifier ses besoins est primordial.

Il faut garder en tête que la conservation des documents est une obligation légale (Loi ALUR), comprenant des délais de conservation imposés pour chaque typologie de documents. Il est donc nécessaire de respecter ses délais, et d’assurer une conservation qualitative et pérenne de ses documents, qu’ils soient physiques ou numériques.

2.   Choisir des solutions adaptées

Privilégiez l’archivage physique pour tous vos originaux papier. Ce sont eux qui ont une valeur légale auprès de l’administration. Si vos documents sont nativement électroniques, ils sont, au même titre que les documents papier, soumis à une conservation règlementée. Et c’est au syndic d’en assurer la bonne gestion.  

En revanche, la numérisation de vos archives est un réel atout si vous avez besoin de consulter et transmettre vos documents régulièrement et rapidement. En effet, en numérisant tout ou partie de votre fonds d’archives, vous vous assurez une consultation illimitée, 24h/24 et 7j/7 des documents de la copropriété. Une aubaine pour votre productivité et pour répondre à vos clients dans les meilleurs délais !

3.   Externaliser pour plus d’efficacité

Complexe, réglementé et chronophage, l’archivage des documents de la copropriété a tout intérêt à être externalisé. Economisez du temps, de l’espace et des ressources. Le tiers-archiviste de confiance reste en veille sur la règlementation et vous permet de respecter vos délais et obligations.

Sa parfaite connaissance des processus (pour lesquels il est normé) vous assure une totale conformité et efficacité. Les documents sont conservés de manière optimale, dans des entrepôts (et/ou serveurs) dans le respect des réglementations en vigueur.

Et qui de mieux que PRO.ARCHIVES, leader depuis plus de 20 ans auprès des professionnels de l’immobilier, pour gérer vos archives ? Reconnu pour son professionnalisme et son offre sur-mesure pour les acteurs de la copropriété : externalisez en toute sécurité !

 *Article publié sous la responsabilité de leurs auteurs et n'engageant pas les rédactions des Informations Rapides de la Copropriété