Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, en cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic l’ensemble des documents et archives du syndicat, le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 706 de mars 2025
D’ordre public, cet article fait peser l’obligation sur l’ancien syndic de restituer à son successeur, l’ensemble de ce qui relève de l’administration de la copropriété, au sens large, comptabilité incluse.
À compter de la cessation de ses fonctions, cette restitution s’effectue en plusieurs étapes :
- dans un délai de quinze jours : la situation de trésorerie, les références du compte bancaire du syndicat et les coordonnées de la banque ;
- dans le délai d’un mois : l’ensemble des documents et archives du syndicat, les documents dématérialisés le cas échéant et l’information de ce changement de gestionnaire auprès du prestataire d’archivage (s’il y a lieu) ;
- dans le délai de trois mois, soit deux mois après l’expiration du délai susvisé : l’état des comptes des copropriétaires et l’état des comptes du syndicat après apurement et clôture.
Le texte est clair. «L’ensemble des documents et archives» signifie que tout doit être restitué et l’ancien syndic n’a pas à se faire juge de l’opportunité de livrer tel ou tel élément, ni à conserver les «archives dormantes». La preuve de cette passation pèse sur l’ancien syndic. Afin de prévenir toute contestation potentielle, il serait bien avisé d’établir une liste complète et très détaillée de ce qu’il va remettre ; voire d’associer le conseil syndical à cette transmission des archives.
Le nouveau syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole ; doit se voir transmettre tous les éléments nécessaires à la poursuite de sa mission. L’article 33 du décret du 17 mars 1967 en dresse une énumération : règlement de copropriété ; état descriptif de division, conventions, pièces et correspondances, documents comptables, décisions de justice, plans…
Le nouveau syndic doit pouvoir continuer l’administration de l’immeuble «au pied levé» ! A priori, il ne lui est pas demandé d’en étudier la véracité. Pour être en capacité de poursuivre la gestion comptable, il doit posséder a minima : le grand livre, les journaux, la balance, les pièces justificatives, ainsi que l’historique des comptes individuels des copropriétaires. Rappelons que les cinq annexes du décret comptable présentés chaque année aux copropriétaires «font l’objet d’un classement particulier dans les archives du syndicat» (art. 12, D. n° 2005-240 du 14 mars 2005). Ces documents essentiels, pour ne pas dire capitaux, doivent faire l’objet d’une attention toute particulière.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
