Comme toute comptabilité, celle du syndicat des copropriétaires consiste à organiser les données financières en respectant une méthodologie réglementaire précisée au fil des chroniques précédentes. Elle doit nécessairement s’appuyer sur des documents véritables indispensables à la saisie desdites données et pouvant être examinés aisément.
Il s’agit essentiellement de factures pour la partie charges de copropriété relevant des comptes de la classe 6 et plus largement de tout élément administratif établissant une certitude de saisie.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 705 de janvier/février 2025
Par exemple, il peut s’agir du relevé de banque pour la valeur des intérêts de trésorerie, d’une lettre (ou d’un courriel) d’une compagnie d’assurance pour enregistrer une indemnité d’assurance (reçue ou à recevoir), ou bien encore du courrier d’un organisme (collectivité locale, département, banque…) pour l’acceptation du versement d’une subvention. Ces trois exemples ont une incidence sur les comptes produits relevant de la classe 7.
Tout élément qui établit un mouvement de gestion sert de support à la saisie de la comptabilité : il s’agit d’une pièce justificative. L’article 6 du décret comptable du 14 mars 2005 précise que ces pièces constituent les «documents de base de toute écriture comptable» et qu’elles «doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble)». Cette dernière précision a toute son importance et il est vivement recommandé au conseil syndical de contrôler cette information. Ces pièces «doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans». Seul responsable de sa gestion (art. 18, loi du 10 juillet 1965), le syndic doit mettre tout en œuvre pour justifier son travail en matière comptable et ainsi pouvoir assurer sa défense en cas de révocation.
C’est encore l’article 6 du décret qui fixe le processus applicable si le gestionnaire n’est pas réélu : «En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur, le syndic sortant prenant ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient». Tout cela est clair : le syndic sortant n’a pas à se livrer à la rétention ! Il doit remettre à son successeur l’ensemble des originaux des pièces justificatives et plus largement les documents comptables, libre à lui d’en conserver une copie. Aujourd’hui, la dématérialisation facilite considérablement l’archivage et le stockage des données ; le syndic n’a plus vraiment d’excuses pour prétendre ne pas y parvenir…
Selon l’interprétation pouvant être faite de l’article 21 de la loi, le conseil syndical dont l’existence est de plein droit, devrait jouer un rôle actif en cas d’alternance de syndic. Notamment, il devrait pouvoir s’assurer de la transmission dans de bonnes conditions de l’ensemble des éléments inhérents à la gestion comptable du syndicat.
À toutes fins utiles, l’article 18-2 de la loi détermine les délais et précise les éléments à transmettre entre un syndic sortant et un syndic entrant.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
