La comptabilité est un système d’organisation des données financières d’une structure qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une administration, d’une collectivité ou d’une association. Les syndicats des copropriétaires n’échappent pas à cette discipline permettant de fournir un état économique de manière continue et en temps réel.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 704 de décembre 2024
La méthodologie consiste à saisir, classer et enregistrer des données chiffrées afin de pouvoir présenter des documents de synthèse appelés «comptes annuels». Ces derniers doivent refléter une image fidèle de la situation financière à la date de clôture de l’exercice comptable. Elle facilite des comparaisons périodiques et permet également d’apprécier l’évolution de la copropriété dans une perspective de continuité. La permanence et la rigueur du traitement des informations comptables facilitent cette comparabilité dans la présentation des comptes afin de respecter notamment, le principe de séparation des exercices dans le cadre d’une annualisation des charges.
La comptabilité doit être tenue selon des normes, règles ou procédures, devant trouver leur application avec sincérité sur le fondement des «pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable» comme nous le précise l’article 6 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, puisque ce décret réglemente la comptabilité des syndicats des copropriétaires.
Les écritures sont passées selon le système dit «en partie double» tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture devant établir une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture (art. 1, arrêté du 14 mars 2005).
Chaque écriture doit donc être mouvementée sur deux comptes (a minima) avec un montant saisi au débit et la même somme inscrite en crédit. Pour assurer son équivalence, il est d’usage d’employer un support sous forme de «tableau» constitué de deux colonnes. Conventionnellement, la partie gauche est appelée «débit» et la partie droite «crédit». Les débits constituent les «actifs» (partie gauche de l’annexe 1) et les crédits représentent les «passifs» (partie droite de l’annexe 1).
Les logiciels existants sur le marché aujourd’hui, facilitent le travail des praticiens, évitant même techniquement, la saisie d’une différence… Toute écriture doit comporter un moyen d’identification afin de faciliter sa justification ou son contrôle. En informatique, le «traceur» est un excellent outil ! Il est généré automatiquement par le logiciel qui ne peut produire deux numéros identiques.
La comptabilité s’organise avec des «comptes» fixés selon une nomenclature réglementaire. En cas d’insuffisance et afin d’optimiser la visibilité ou traçabilité de telle ou telle opération, le praticien a toute latitude pour ouvrir toute subdivision auxiliaire autant de fois que nécessaire (art. 2, arrêté du 14 mars 2005). En cas d’erreur de saisie, l’écriture doit être annulée par une écriture contraire (art. 5).
Seul responsable de sa gestion, le syndic doit s’assurer que toutes les écritures ont été enregistrées à la clôture de l’exercice, notamment celles inhérentes aux créances douteuses ou produits à recevoir, et que l’ensemble des comptes et des opérations est justifié.
Alain Laux, Directeur d’une union de services
