Ce mois-ci dans la chronique : Les bons comptes d'Alain
Appels de fonds, projet de répartition, régularisation… Comment y voir clair quand il s’agit de régularisation de charges ?
Dans l’immense majorité des cas, en votre qualité de copropriétaire, vous devriez recevoir quatre provisions à l’année «…exigibles le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l’assemblée générale» (art. 14-1, L. 10 juil. 1965). Ces provisions ou appels de fonds constituent des «acomptes» (ou «à valoir») à verser en terme à échoir et elles servent, bien entendu, à financer l’ensemble des charges de la copropriété en organisant la trésorerie nécessaire durant la périodicité comptable.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 669 de juin 2021
Si l’assemblée générale ne déroge pas au principe réglementaire, le montant de ces provisions correspond au quart du budget voté en n-1 par l’assemblée. Il est calculé selon la méthodologie fixée par les dispositions du décret comptable du 14 mars 2005. Cela consiste à adjoindre chaque poste de charges à un compte de classe 6, lui-même associé à une clef de répartition mentionnée dans l’état descriptif de division généralement intégré au règlement de copropriété.
La répartition peut également résulter d’un critère d’utilité visé à l’article 10 de la loi. Auquel cas, il convient de créer une «clef d’utilisation» composée par des tantièmes existants pour l’associer à la charge concernée ou tout autre calcul permettant de respecter cette notion d’utilité.
Il existe aussi des «répartitions unitaires» qui consistent à ce que chaque logement représente la valeur «1». Le meilleur exemple est la boîte aux lettres. En effet, que l’on soit propriétaire d’un studio de 20 m² ou d’un appartement de 150 m², la boite aux lettres est un équipement normalisé. Chaque bénéficiaire d’une boîte doit participer à concurrence d’une unité.
Lorsque le syndic convoque l’assemblée générale ayant pour objet d’approuver les comptes de l’exercice échu, il doit joindre aux documents financiers (les cinq annexes du décret comptable) et pour l’information des copropriétaires, un «projet d’état individuel de répartition des comptes» (art. 11-II-5°, D. du 14 mars 2005). Cet état regroupe la valeur des charges annuelles lot par lot, répartition par répartition telle que définie dans l’état descriptif de division et (ou) le règlement de copropriété ou bien encore selon le critère d’utilité objective.
En principe, les charges inhérentes aux travaux font l’objet de lignes distinctes, ne devant pas être fusionnées aux charges courantes, ne serait-ce que par l’exigence d’un traitement comptable spécifique.
Une fois que l’assemblée générale a approuvé les comptes, il convient de procéder à la régularisation définitive des charges pour les rendre «certaines, liquides et exigibles». L’opération consiste à valider les projets de répartition si l’assemblée n’y a apporté aucun correctif. Cette «régularisation définitive» énumère de nouveau l’ensemble des postes de charges lot par lot et répartition par répartition. Il se dégage un résultat par la différence entre le montant annuel des provisions (payées ou non par le copropriétaire) et l’addition totale des charges annuelles. Ce résultat est soit négatif soit positif et doit être reporté sur la provision suivante. En son temps, la Commission relative à la copropriété rappelait dans sa recommandation n° 6 que «seule l’approbation des comptes par l’assemblée générale donne force à la répartition des charges et à l’inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire».
Alain Laux, Directeur d’une union de services
