Question d’un lecteur : «J’aimerais être rassuré sur la répartition des charges : comment être certain que les frais de fonctionnement de l’ascenseur sont bien imputés ?»
La réponse se trouve dans l’examen attentif des annexes 2 et 3 du décret du 14 mars 2005. Voici ci-après quelques explications pour détailler les caractéristiques des deux tableaux.
L’annexe 2 qui constitue en vérité un compte de résultats, reproduit l’ensemble des charges et produits de l’année par nature, de dépenses ou de recettes. Sur la partie haute du tableau, les «charges pour opérations courantes» ; à gauche, les dépenses ; à droite, les produits (les recettes).
Sur la partie basse, les «charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles». Comme pour la partie haute, les charges sont à gauche et les recettes à droite.
L’annexe 3 présente le mérite d’être plus détaillée que l’annexe 2 car elle classe les charges (ou les produits) non plus par nature mais par clefs de répartition.
En théorie, les frais liés à un ascenseur font l’objet d’une répartition spécifique car il ne constitue pas une «partie commune» mais un «équipement». Il faudrait donc déjà vérifier ce point dans l’état descriptif de division de votre copropriété qui devrait mentionner des «charges spéciales», des «charges d’équipement» ou bien encore des «charges particulières». Souvent, cet état descriptif est intégré au règlement. Si tel est bien le cas, vous trouverez la réponse à votre question dans l’annexe 3 qui effectue cette distinction de répartition par clefs et non par nature.
Si vos charges d’ascenseur relèvent de maintenance traditionnelle (hors travaux), la dépense doit probablement être renseignée en face du compte 614 (contrats de maintenance) et dans la clef de répartition spécifique que vous trouverez dans le règlement. De nos jours, les logiciels de comptabilité sont généralement conçus pour fonctionner avec la codification numéraire, voire alphabétique : numéro de copropriété, de copropriétaire, de lot, de clef. Chaque élément du puzzle détient son numéro. Les clefs de répartition qui émanent de l’état descriptif de division n’échappent pas à cette nécessité liée aux exigences de la technique. En cas de doute, demandez à votre syndic à quels tantièmes du règlement coïncident tel numéro (ou lettre) de clef.
Dans l’annexe 2, vous devriez trouver ce compte 614 dans lequel il est possible de cumuler plusieurs contrats de maintenance. Par exemple : la maintenance de l’ascenseur mais aussi celle d’un portail électrique extérieur, ou bien encore de la sécurité incendie du bâtiment. Bien que ces trois dépenses possèdent la même racine d’imputation comptable, elles ne sont pas réparties de manière identique. Dans l’annexe 2, figurera une addition totale de toutes ces dépenses de même nature, alors que dans l’annexe 3, vous en trouverez le détail répartition par répartition.
Alain Laux,
Directeur d’une union de services
