Manque de réactivité, honoraires trop importants, implication insuffisante… Lorsque la gestion d’un syndic ne donne plus entière satisfaction, il peut être judicieux d’en changer pour retrouver un niveau de service satisfaisant. Un changement qui implique toutefois le respect de plusieurs règles.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 663 de novembre 2020
Gestion de l’administratif, des finances, de la bonne tenue de l’immeuble, ou bien encore de la représentation du syndicat des copropriétaires dans tous les actes : c’est peu dire que les missions du syndic sont primordiales. Rien d’étonnant dès lors à ce que les copropriétaires exigent un haut niveau de service. Quand celui-ci n’est plus au rendez-vous, que l’insatisfaction croît et que le dialogue ou le précédent vote négatif d’un quitus ne donne pas de résultats probants, la copropriété peut alors passer à la vitesse supérieure. Et ainsi partir à la recherche d’un nouveau syndic.
Un choix qui, s’il reste courant dans la vie d’une copropriété, doit bien évidemment être mûri et recueillir l’accord d’une majorité des copropriétaires. Sans surprise, le cas le plus classique reste celui d’un changement par non renouvellement. En clair, profiter de la fin du mandat d’un premier syndic pour voter l’arrivée d’un nouveau. A l’approche de l’échéance du mandat, l’assemblée générale des copropriétaires doit, en effet, décider si elle poursuit ou pas avec le syndic de copropriété sortant. Dès lors que la gestion de ce dernier n’offre pas satisfaction, le moment est donc idéal pour en changer.
A noter :
Au sein de copropriétés neuves, les changements de syndic sont généralement fréquents les premières années. Et pour cause ; nombre de promoteurs nomment, à la naissance de la copropriété, désigne un syndic provisoire pouvant manquer de réactivité, notamment dans la mise en place ou le suivi des contrats. Le vote d’un syndic «choisi» par les copropriétaires peut alors régler bon nombre de problèmes.
Changer sans attendre en cas de fautes
Changer de syndic en cours de mandat s’avère toutefois possible mais à certaines conditions. La loi de 1965 permet en effet la révocation à tout moment d’un contrat de syndic lors de l’assemblée générale des copropriétaires, mais uniquement pour un motif légitime. En clair, en cas de faute. Charge alors aux copropriétaires de démontrer que le syndic n’a pas rempli ses obligations légales.
Plusieurs manquements peuvent ainsi entraîner la révocation du syndic en cours de mandat, parmi lesquels :
• non-respect du règlement de copropriété ;
• mauvaise tenue de l’immeuble ;
• absence de convocation d’assemblée générale annuelle ;
• non-exécution des décisions votées en assemblée générale ;
• absence d’immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés ;
• mauvais établissement du budget prévisionnel de la copropriété ;
• défaut de paiement de la part du syndic.
Bien évidemment, seuls les écrits feront foi. D’où l’importance de conserver scrupuleusement tous les échanges par mail, lettres recommandées avec accusé de réception et autres preuves écrites susceptibles de démontrer les manquements. Dès lors, le syndic de copropriété pourra être révoqué sans frais. Dans le cas contraire, si la rupture est considérée comme abusive, le syndicat pourrait être amené à lui verser des dommages et intérêts du fait du préjudice commercial subi. Le montant des dommages-intérêts pourra ainsi correspondre au montant des honoraires que le syndic aurait pu percevoir s'il avait continué son mandat jusqu'à la fin.
Comment procéder pour mettre fin au contrat en cours de mandat ?
La décision de ne pas renouveler un contrat du syndic avant la fin de son mandat ne peut être prise qu’en assemblée générale. Le conseil syndical – voire un ou plusieurs copropriétaires – doit ainsi demander au syndic de porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question de l'arrêt de son contrat. Une délibération que le syndic ne peut refuser.
Lors de l'assemblée générale, le syndicat des copropriétaires doit démontrer le ou les manquements du syndic avant que ce dernier n’expose son point de vue.
L'arrêt du contrat du syndic doit être voté à la majorité absolue des voix des copropriétaires. Mais si celle-ci n’est pas atteinte et que la décision recueille au moins un tiers des voix des copropriétaires, la même assemblée refait un second vote à la majorité simple.
Attention : l’arrêt du contrat doit intervenir au plus tôt un jour ouvré après la tenue de cette assemblée. Il convient donc impérativement d’anticiper son remplacement pour éviter toute rupture de gestion de la copropriété.
→ A noter :
Le président du conseil syndical peut saisir le tribunal judiciaire pour demander, après habilitation de l’assemblée générale, des dommages et intérêts au syndic en réparation du préjudice subi par le syndicat de copropriétaires du fait des manquements reprochés. Ces dommages et intérêts seraient alors versés au syndicat de copropriétaires. Dans l’hypothèse où la copropriété n'aurait pas de conseil syndical, ce recours peut être exercé par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.
Changer de syndic en fin de mandat
Comme lors d’un changement en cours de mandat, il est indispensable d’attendre la dernière assemblée générale pour acter le remplacement d’un syndic.
Au préalable, il s’agit toutefois de bien anticiper et de consulter les candidats potentiels afin d’obtenir toutes les informations utiles : efficacité, réputation du cabinet, nombre de lots gérés par gestionnaires. Au-delà de mille (environ 25 immeubles), le suivi du gestionnaire risque, en effet, de laisser à désirer.
Pour Ce qui est du coût et des prestations associées, depuis la loi ALUR, la comparaison est simplifiée avec le contrat-type qui indique les prestations de gestion courante obligatoires incluses dans le forfait (annexe 1) et les prestations particulières pouvant donner lieu à une rémunération complémentaire (annexe 2). Il s’agit ainsi notamment de comparer la durée, le montant du forfait annuel, la durée et la tranche horaire de l’assemblée générale comprise dans le forfait, le nombre de visites incluses, ou bien encore la rémunération liée aux travaux.
Si le conseil syndical est généralement le mieux placé pour effectuer ces recherches et cette préselection, les copropriétaires devront impérativement être tenus au courant avant l’assemblée générale, afin de voter en connaissance de cause. Et afin d’éviter un possible éparpillement des voix, il ne faudra pas proposer plus d’un à deux contrats de syndics candidats.
Attention, le syndic en cours préparant l’assemblée devra recevoir le plus tôt possible le recommandé lui demandant d’intégrer ce vote avec les pièces justificatives à joindre en annexe. Ceci afin qu’ils les joignent aux convocations reçues par les copropriétaires. Faute de quoi, une autre assemblée générale devra être convoquée à nouveau avec des frais supplémentaires à la clé.
La lettre recommandée envoyée au syndic doit ainsi comporter le projet de résolution «Désignation d’un syndic», ainsi que le ou les contrat(s) de syndic(s) retenu(s).
Majorités nécessaires
Lors de l’assemblée générale, le vote du changement de syndic se fait à la majorité de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires.
Si la majorité est atteinte, le syndic remportant le plus de voix est élu. Mais si la majorité n’est pas atteinte et qu’un ou plusieurs syndics ont recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, il convient alors de lancer un second vote à la majorité de l’article 24.
À retenir
Afin d’éviter toute mauvaise surprise, il convient de privilégier un lieu neutre pour l’AG. Mais aussi de nommer un copropriétaire comme secrétaire de séance et non pas le syndic sortant, afin d’éviter toute mesure de rétorsion par dépit.
Quid du transfert des documents et archives à l’issue du changement de syndic ?
A partir de la prise de fonction du nouveau syndic, le sortant doit lui remettre dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions la situation de trésorerie de la copropriété, ainsi que les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et les coordonnées de la banque.
L’ancien syndic dispose, par ailleurs, d’un délai d’un mois pour transmettre à son successeur l’intégralité des documents et archives du syndicat des copropriétaires. Il s’agit notamment de la totalité des documents et archives du syndicat des copropriétaires. Attention, si ce dernier a choisi de confier les archives à un prestataire, il doit l’informer du changement de syndic et communiquer les nouvelles coordonnées.
Autres documents à transmettre ; tous ceux liés à l’immeuble, qu’ils soient contractuels ou techniques, tels que le diagnostic technique global. A noter : l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés, doivent être transmis dans un format téléchargeable et imprimable.
Enfin, s’agissant de la transmission de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture, le délai peut être porté à deux mois.
En cas de non-respect de ces délais, le nouveau syndic peut mettre en demeure l’ancien, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres, de procéder à la transmission des pièces, informations et documents dématérialisés manquants. Sans exécution sous huit jours après cette mise en demeure, le syndic nouvellement élu ou le président du conseil syndical peut alors saisir le président du tribunal judiciaire. Outre l’exécution forcée, des dommages et intérêts peuvent alors être demandés au récalcitrant.
À retenir :
La jurisprudence est constante sur ce point : le syndic sortant ne peut réclamer d’honoraires particuliers au titre de la transmission des documents et archives. Changer de syndic n’implique donc aucun coût supplémentaire.
