Au lendemain de la parution de l’arrêté du 19 mars 2010, modifiant l’arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels1, dit arrêté Novelli, une question s’est posée sur le sens à donner à une expression employée par le texte réglementaire.
En effet, nous savons qu’aux termes de l’article 1er de l’arrêté, «les opérations effectuées par les administrateurs d’immeuble ou syndics de copropriété qui figurent dans le tableau annexe relèvent de la gestion courante. Cette annexe énumère la liste minimale des prestations incluses dans le forfait annuel. Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de syndic. Le contenu des prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le contrat de syndic.»
Précisément, le III-1.1 de l’annexe, énonce que figure au titre des prestations figurant dans le forfait annuel réglé au syndic, la détention et la conservation des archives utiles dans le cadre de la «gestion courante» de l’immeuble. Et le texte d’ajouter qu’il faut entendre par là «notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans».
Certains syndics estiment que des honoraires particuliers leurs sont dus pour la conservation des archives qui ne ressortissent pas de cette gestion courante. Or, on peut être tenté de déceler une apparente contradiction ou, à tout le moins, une difficulté d’interprétation entre les dispositions de l’arrêté Novelli et les termes du dernier alinéa de l’article 33 du décret du 17 mars 1967, lesquels prévoient que «la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic». Cela peut laisser penser que toutes les tâches dévolues au syndic en matière d’archivage correspondent aux prestations incluses dans le forfait annuel.
Comment résoudre cette dualité de rédaction ?
Il faut selon nous considérer que les deux textes n’ont pas la même finalité.
L’article 33 du décret précise que, dans le cadre de sa mission d’administration de l’immeuble, il échoit au syndic de détenir et utiliser les archives du syndicat qui sont à sa disposition. Il n’a pas besoin d’être mandaté pour cela et le contrat de syndic n’a pas à le spécifier expressément.
De son côté, l’arrêté de 2010 a plus spécifiquement pour objet de déterminer ce qui est compris dans le forfait annuel auquel peut prétendre le syndic. De ce point de vue, une distinction est opérée entre les archives relevant de la gestion courante et les autres. Si les premières s’avèrent nécessaires à l’exercice quotidien des fonctions d’administrateur de l’immeuble (à l’image, on l’a vu, du règlement de copropriété, des contrats de travail des préposés du syndicat ou des procès-verbaux d’assemblée), les secondes n’ont à être utilisées qu’assez rarement.
Cette distinction a d’ailleurs été consacrée en son temps par la Commission relative à la copropriété dans sa recommandation n° 202, laquelle demandait au syndic de prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble, dites «archives vivantes», de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d’intérêt immédiat, qualifiées «archives dormantes», les premières devant être rapidement et facilement accessibles3.
De son côté, et à titre d’illustration, le contrat commun Unis-Fnaim dans sa dernière version, mentionne l’existence d’archives «utiles» constituées des documents techniques, juridiques, comptables, administratifs et sociaux dont la définition correspond à celle de l’arrêté de 2010. Dès lors, et au titre de cette convention type, ne rentrent dans le forfait annuel que la gestion, la détention et la conservation des archives utiles.
On peut donc dire qu’il n’y a pas de véritable antinomie entre les deux textes sus-mentionnés, l’arrêté se contentant d’aborder la stricte tarification du syndic en identifiant deux catégories d’archives, justifiant par là des honoraires particuliers pour certaines d’entre elles.
1- JO 21 mars 2010, p. 5673.
2- Cf. informationsrapidesdelacopropriete.fr, JCP N 1999, p. 711.
3- Il a été signalé par la Commission que si les «archives dormantes» représentaient un volume trop important, il était souhaitable de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives. Dès lors que les «archives dormantes» seront conservées par une entreprise spécialisée, le syndic peut établir des bordereaux d’archivage mentionnant le contenu et la date du versement effectué auprès de cette entreprise, afin, le cas échéant, de faciliter l’accessibilité aux documents recherchés (sur ce point, V. L. 1965, art. 18-2, al. 1er).
Jean-Marc ROUX
