Copropriété | La transmission des archives

Parmi les nombreuses fonctions assumées par le syndic figure celle de détenir et de conserver durant son mandat l’ensemble des documents et archives relatifs au syndicat des copropriétaires. Cette fonction d’archiviste du syndicat impose que l’ensemble de ce fonds documentaire soit transmis de représentant en représentant, tout nouveau syndic ne pouvant remplir utilement sa mission qu’à condition de disposer des informations concernant son représenté.

S’il a parfois pu être affirmé qu’une telle obligation de transmission découlait du droit commun du mandat, cette assertion mérite d’être nuancée car les dispositions du Code civil sont silencieuses sur la succession de mandataires. La loi ne fournit donc aucun appui textuel à l’intégration, dans le périmètre des obligations de fin de mandat, d’une obligation de remise au successeur du fonds documentaire concernant le mandant. 

Pour autant, la consécration d’un tel devoir ne paraît pas sérieusement contestable et sa validité peut être puisée à deux sources.

D’une part, dans le fonds de droit commun des obligations résultant de l’après-contrat où la notion de bonne foi peut raisonnablement conduire à exiger que l’ancien mandataire transmette loyalement à son successeur l’ensemble des pièces nécessaires à l’exécution de la mission. D’autre part, dans les modalités d’appréhension différentes de ces pièces dont le syndicat est juridiquement propriétaire, le syndic, quant à lui, n’en étant qu’un simple détenteur à raison de ses fonctions et devant les restituer lorsqu’il perd cette qualité.

Cette obligation de transmission pesant sur le mandataire ayant perdu ses pouvoirs présente un intérêt pratique évident. Il s’agit d’assurer la continuité de la gestion des affaires du mandant en mettant le nouveau mandataire en mesure d’administrer rapidement cet intérêt et donc, dans le cadre du statut de la copropriété, d’assurer au nouveau syndic les moyens permettant la reprise  de la gestion du syndicat et le paiement des dépenses de ce dernier. Eu égard aux enjeux afférents à la gestion d’un habitat collectif et afin d’éviter toute solution de continuité dans l’administration du syndicat, les textes du statut de la copropriété réglementent alors minutieusement les modalités de transmission, entre syndics successifs, des pièces indispensables à la gestion de l’immeuble au travers d’un dispositif, dont le pivot est constitué par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 et qui s’articule autour de trois axes : l’identification des parties à l’opération de transmission (I), les  caractères de celle-ci (II) et enfin ses modalités d’exécution forcée (III).

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À suivre :
I.- Les parties à l’opération
A.- Aspect passif
B.- Aspect actif

II.- Les caractères de l’opération de transmission
A.- Une transmission impérative
B.- Une transmission spontanée
C.- Une transmission intégrale

III.- Les modalités d’exécution forcée

 _{Guilhem GIL, maître de conférences Aix Marseille université
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