Personnage clé de la copropriété, le syndic assure le respect du règlement de copropriété, administre l’immeuble et veille à l’exécution des décisions votées en assemblée générale : il est donc indispensable de sélectionner le syndic qui convient le mieux à sa copropriété. Mais comment le choisir ? Suivez le guide !
«Près de 90 % des immeubles en copropriété, gérés par un syndic, le sont par des professionnels» selon la FNAIM. Si nombre d’entre eux satisfont leurs clients, notamment par leur flexibilité, certains les déçoivent, notamment en raison de pratiques parfois obscures, d’interlocuteurs injoignables, d’une mauvaise organisation ou de promesses non tenues. Le point sur la démarche à suivre pour dénicher le syndic qui conviendra le mieux à sa copropriété.
Syndic professionnel ou non ?
Chaque copropriété doit être dotée d’un syndic pour l’administrer. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel. Le syndic non professionnel bénévole ou exerçant sous la forme coopérative doit être un copropriétaire. Il doit ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété, n’est pas tenu d’avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est cependant recommandé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d’un professionnel. Les très petites copropriétés (moins d’une dizaine de lots), les copropriétés avec peu de projets d’investissement ou les copropriétés dans lesquelles les copropriétaires sont en bonne entente peuvent opter pour un syndic non-professionnel, tandis que les copropriétés plus importantes ou celles prévoyant de réaliser des travaux importants auront plus intérêt à opter pour un syndic professionnel. Dans ce dernier cas, le syndic devra justifier d’une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite, posséder une carte professionnelle de syndic délivrée par la chambre de commerce et d’industrie, justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle et ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété (sauf vote contraire des copropriétaires, dans certains cas). Il revient au syndicat des copropriétaires de décider s’il est préférable d’opter pour un petit cabinet syndic de copropriété (souvent indépendant) ou un syndic plus important appartenant à un groupe. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Ainsi, si le plus important cabinet de syndic de copropriété dispose de moyens techniques, humains et matériels plus importants que le petit, ce dernier peut, en revanche, s’investir davantage pour satisfaire les clients de proximité.
Définir les besoins de la copropriété
Présence et entretien des espaces verts et des équipements communs, travaux à venir, montant des impayés, nombre de lots et de bâtiments : chaque copropriété est unique. Il est donc primordial de bien définir en amont un cahier des charges, de lister ses besoins et ses attentes avant de choisir son syndic. «L’idéal est d’établir un cahier des charges de ce que la copropriété souhaite sous-traiter au syndic et de ce que les occupants souhaitent gérer en direct par l’intermédiaire du conseil syndical» note Emilie-Rosita Allain, présidente de l’Association nationale de la copropriété et des copropriétaires (ANCC).
Choisir son conseil syndical
Ce conseil détermine ce que les copropriétaires attendent de leur vie en communauté. Il est le lien entre le syndic et les copropriétaires. Il peut jouer un rôle décisif dans le bon fonctionnement de la copropriété et l’établissement de bons rapports entre les copropriétaires et le syndic. Il est donc nécessaire de l’élire avec attention. Il n’y a pas de syndic efficace sans copropriétaires avertis et actifs au sein d’un conseil syndical. Malheureusement, «dans de trop nombreux cas, la copropriété n’a pas de conseil syndical même s’il est obligatoire, ou bien le conseil syndical est minoritaire et n’est jamais suivi par la majorité des copropriétaires qui font confiance au professionnel pour des raisons de confort» regrette Daniel Baulon, ancien vice-président de l’ANCC. Pour devenir membre du conseil syndical, il est nécessaire d’être propriétaire dans l’immeuble en question, ou marié ou pacsé avec un copropriétaire, ou représentant légal d’un copropriétaire, ou usufruitier, ou accédant ou encore acquéreur à terme. Le syndic et son entourage familial ou professionnel ne peuvent devenir membres du conseil syndical, même s’ils sont copropriétaires dans l’immeuble. Sauf, bien évidemment, s’il s’agit d’un syndic fonctionnant sous la forme coopérative. Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité absolue (soit à la majorité des voix de tous les copropriétaires, avec possibilité de recourir à l’article 25-1) pour un mandat pouvant aller jusqu’à trois ans.
Faire jouer la concurrence
Il est conseillé de demander et de comparer ensuite les devis de deux ou trois syndics. Un syndic sérieux ne réalise pas son devis en ligne mais se déplace généralement. Il ne faut pas hésiter à faire fonctionner le bouche-à-oreilles, à vérifier les commentaires des internautes concernant la gestion de tel ou tel syndic sur leur site dédié. Il est également possible de faire appel à un courtier en syndics. Sur Meilleursyndic.com, des devis gratuits sont fournis, alors que d’autres, comme Syneval, proposent des prestations clés en main, allant du choix du syndic jusqu’à la signature du contrat. Le coût de ce dernier service dépend de la taille de la copropriété et de la complexité de la demande. Chez Syneval, 80 % du montant est payé par le syndic sélectionné par les copropriétaires, les 20 % étant à la charge du syndicat des copropriétaires (plafonné à 900 €). Le devis est présenté à la première rencontre (qui est non facturée) du courtier avec le conseil syndical. Dans la pratique, les 20 % restants sont intégralement pris en charge par le syndic sélectionné.
Lire le contrat et vérifier le coût des prestations particulières
Depuis juillet 2015, les syndics doivent utiliser, lors de la conclusion ou du renouvellement de leur mandat, un contrat-type dont les clauses sont définies par un décret du 26 mars 2015. Désormais, le nouveau contrat de syndic comprend la plupart des prestations du syndic dans le forfait de gestion courante. Une liste limitée de prestations particulières pouvant être facturées en plus du forfait, a été fixée. Il s’agit notamment de la tenue d’une assemblée générale “extraordinaire”, des vacations horaires en dehors des heures et du suivi des travaux. Il est conseillé de demander le montant de ces prestations et de le comparer à celui d’autres syndics, avant de faire son choix.
Attention aux syndics indélicats
De nombreux syndics surfacturent les assemblées générales qui se tiennent en dehors des heures ouvrables ; il convient de veiller à ce que la tenue de l’assemblée générale soit incluse dans le forfait de base. Autre surfacturation habituelle, celle des déclarations de sinistre. Toute déclaration aux assurances doit être incluse dans le forfait de base du syndic lorsque le sinistre est issu d’une partie commune. Idem pour les frais de transmission et de gestion des archives (désormais inclus dans le forfait), certains syndics n’hésitant pas à gonfler la facture. L’article 33 du décret du 17 mars 1967 relatif à la copropriété est clair : toutes les archives doivent être gérées dans le cadre de la gestion courante.
Les photocopies, pourtant incluses dans le forfait, sont parfois facturées jusqu’à cinquante centimes la page, ce qui peut vite faire grimper la facture. Autre abus régulier : la surfacturation de la tenue du carnet d’entretien, qui doit, en réalité, être incluse dans le forfait de base.
L’Association des responsables de copropriété (ARC) met en garde contre les syndics indiquant dans leur contrat «Mon contrat a été cautionné par l’ARC ou une association membre de l’UNARC», l’association ne cautionnant aucun contrat.
Se méfier des conflits d’intérêts
Certains cabinets de syndic privilégient des sociétés amies ou des sociétés dans lesquelles ils ont un intérêt, qu’il s’agisse d’un prestataire de diagnostic immobilier, d’un cabinet d’avocats, d’entreprises de nettoyage ou de courtage en assurances, par exemple. Si un syndic propose les mêmes prestataires depuis plus d’une décennie, s’il ne fait réaliser qu’un seul devis par chantier et si les contrats ne sont jamais renégociés, il faut se méfier !
A noter que le syndic doit informer les copropriétaires des liens capitalistiques unissant son cabinet à un fournisseur de la copropriété.
Changer de syndic ?
En pratique, les copropriétaires mécontents changent rarement de syndic, refroidis par la complexité de la tâche, le conseil syndical devant identifier un syndic plus efficace et moins onéreux que le précédent. Le syndic est reconduit ou remplacé à la fin de son mandat, sauf s’il commet une faute grave. La loi ALUR impose la mise en concurrence systématique chaque année des syndics dans les copropriétés dotées d’un conseil syndical. La loi Macron du 6 août 2015 a assoupli cette mise en concurrence, qui figure aujourd’hui à l’alinéa 3 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Depuis novembre 2015, les conseils syndicaux doivent procéder à la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndics tous les trois ans, avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic. Le conseil syndical est dispensé de mise en concurrence si l’assemblée générale annuelle qui précède celle qui doit se prononcer sur la désignation du syndic après mise en concurrence obligatoire, a décidé d’y déroger par vote à la majorité absolue. Il appartient au conseil syndical de comparer plusieurs contrats de syndics avant la tenue de l’assemblée générale ; une mission difficile, les membres du conseil syndical étant tous bénévoles. La loi ALUR a prévu la création d’un contrat-type afin de faciliter la comparaison des différents contrats de syndic et les rendre plus lisibles. Depuis le 1er juillet 2015 (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015), ce contrat-type, qui détaille les prestations incluses dans le forfait de base, la mention des honoraires de gestion courante et les prestations donnant lieu à des honoraires supplémentaires, doit être utilisé par tous les syndics. Les syndics ne peuvent en aucun cas modifier ou rajouter de manière unilatérale une clause au contrat type. «Ce décret devrait permettre de réduire les abus les plus criants» se réjouit l’UFC-Que Choisir. «En livrant les clés pour comprendre et comparer les contrats entre eux, on instaure enfin une véritable concurrence entre les syndics. Il n’en reste pas moins que les copropriétaires ont un rôle à jouer pour que le décret produise tous ses effets. Ils doivent notamment surveiller que les prestations soient réintégrées à un juste prix et que de nouvelles tâches particulières ne réapparaissent pas.»
Tester le syndic
Une fois le syndic choisi, il est conseillé de signer un premier contrat d’un an, afin de le tester. La grande majorité des sociétés proposent aux copropriétés des contrats de trois ans, durée maximale autorisée. Il est plus indiqué de s’engager sur un an.
Surveiller l’évolution du forfait de base
Conséquence du décret sur «le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières», le forfait de base a été parfois réévalué à la hausse : 17 % en moyenne selon l’Association nationale de la copropriété et des copropriétaires (ANCC), jusqu’à 50 % selon l’Association des responsables de copropriétés (ARC).
Copromatic: Un nouveau logiciel comptable et administratif pour les syndics bénévoles
Une start-up vient tout juste de lancer Copromatic, le premier logiciel comptable et administratif pour les syndics de copropriété. S’il peut être utilisé par les syndics professionnels, il est surtout très avantageux pour les syndics bénévoles. Il permet de tenir au jour le jour la comptabilité de la copropriété, d’impliquer les voisins (signalement d’incident, remontée d’informations, sondages participatifs), de planifier l’assemblée générale… «Une gestion fluide, ergonomique, simple et adaptée pour une utilisation non-professionnelle : balisée et sécurisée, la navigation et l’utilisation de Copromatic par le syndic bénévole est facile à toutes les étapes de la gestion de sa copropriété. La comptabilité a été optimisée au maximum : plus de tableur ni d’imputation comptable, de copier-coller dans les journaux et surtout d’erreurs. Copromatic est calibré pour que le gestionnaire n’ait plus qu’à photographier les factures et valider les informations présentées pour que les lignes comptables soient créées automatiquement» précise l’équipe de la start-up. Dès 19 € par mois. www.copromatic.com
Liens utiles
- Meilleursyndic.com, un site gratuit qui sélectionne les syndics de proximité, permet d’évaluer le sien, de vérifier les avis laissés et d’opter pour le syndic qui correspond le mieux aux attentes de la copropriété. meilleursyndic.com
- Syneval, courtier en syndics, qui propose un service complet d’assistance aux copropriétaires dans le cadre d’un changement de syndic. www.syneval.fr
- Unarcom.fr, un forum sécurisé mis en place par l’ARC, où les adhérents collectifs de l’UNARC peuvent converser entre eux. Un classement des syndics est établi en fonction de six critères : réactivité, relation avec le conseil syndical, gestion courante, transparence financière, gestion des impayés, gestion des travaux. www.unarcom.fr
- Syndics.info, comparateur de syndics de copropriété. www.syndics.info
