L’ordre du jour de l’assemblée générale est déterminé conjointement entre le conseil syndical et le syndic ; une façon de s’assurer que les principaux sujets préoccupant les copropriétaires soient abordés. Toutefois, certains peuvent avoir des demandes particulières, qu’elles soient individuelles ou intéressant la collectivité. D’où la possibilité de demander l’inscription de questions complémentaires à l’ordre du jour. Pour autant, l’exercice de cette faculté est encadré, faute pour le copropriétaire de voir sa requête rejetée.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 704 de décembre 2024
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Un dispositif strict et souple à la fois
La matière est régie par l’article 10 du décret du 17 mars 1967, dont le premier alinéa dispose : «A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante».
Ainsi, le droit de demander l’inscription d’une question est ouvert à tout copropriétaire. Toutefois, dans le cas d’une indivision, la requête peut émaner de chaque coindivisaire (CA Paris, 5 févr. 2014, n° 11/21526).
Les questions sont notifiées au syndic, ce qui suppose un envoi en recommandé avec accusé de réception, par voie postale ou électronique. Un simple mail est donc insuffisant. De même, la remise en main propre contre émargement est inopérante, cette faculté n’étant pas expressément prévue dans cette hypothèse (art. 64, D. 17 mars 1967).
Selon la nature de la demande, le copropriétaire devra veiller à joindre également les différents documents nécessaires à la validité même de la décision, un projet de contrat, de devis ou de marché par exemple lorsqu’il est proposé la réalisation de travaux. La demande devra être accompagnée d’un projet de résolution lorsque celle-ci est requise (cf. art. 11 I 7° et 8°, D. 17 mars 1967), obligeant ainsi le copropriétaire à rédiger le texte qui sera soumis à l’assemblée. Par ailleurs, si un copropriétaire sollicite une autorisation de réaliser des travaux portant sur les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, il devra accompagner sa requête d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux projetés (art. 10, al. 3, D. 17 mars 1967).
L’obligation d’inscription
Le syndic n’est pas juge de l’opportunité des questions et est tenu de les porter à l’ordre du jour (Cass. 3e civ., 13 sept. 2018, n° 17-22.124). De même, s’il n’appartient pas au syndic de suppléer les imprécisions, les lacunes ou les insuffisances affectant les demandes d’inscription de questions supplémentaires formulées par les copropriétaires, il n’en demeure pas moins que lorsqu’il n’y a pas matière à se méprendre sur la question soumise à l’assemblée générale, «le syndic ne saurait s’y dérober au motif que le projet de résolution n’avait pas été strictement libellé sous une forme sacramentelle et comportait au surplus des incidentes ainsi qu’un argumentaire» (CA Aix-en-Provence, 12 mai 2006, n° 2006/393). Aussi, le syndic doit reprendre les résolutions qui lui sont notifiées, quasiment perinde ac cadaver. Mais encore faut-il qu’il s’agisse de véritables questions. Tel n’est pas le cas lorsque le copropriétaire se contente d’envoyer des observations personnelles qui n’ont pas à être soumises au vote, dispensant ainsi le syndic de leur inscription à l’ordre du jour (CA Paris, 29 nov. 1995, Inf. rap. copr., oct. 1996, p. 15, obs. Ritschy).
Néanmoins, le syndic peut ne pas porter les questions à l’ordre du jour au regard de la date de réception de la demande, notamment si les convocations ont été mises sous pli ou envoyées. Reste à déterminer le caractère tardif ou non de la demande. Dans une affaire, les juges ont considéré que le syndic qui avait envoyé les convocations 40 jours avant la date de la réunion ne pouvait refuser d’inscrire la question de l’examen d’une autre candidature que la sienne quand celle-ci lui a été envoyée quelques jours avant le départ des convocations (CA Paris, 25 janv. 2017, n° 15/05716).
En cas de demande tardive, les résolutions demandées devront être portées à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, qu’il s’agisse de celle appelée à statuer sur les comptes ou d’une assemblée extraordinaire, à l’exception de celle convoquée aux frais d’un copropriétaire sur le fondement de l’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 (art. 10, al. 2, D. 17 mars 1967).
Enfin, qu’en est-il lorsque la demande n’est pas accompagnée des documents nécessaires ? Selon une réponse ministérielle, le refus du syndic peut être justifié lorsque la demande qui lui parvient est incomplète (Rép. min. n° 24515 : JO Sénat Q, 14 déc. 2006, p. 3110).
Les sanctions
Le refus pour le syndic de porter à l’ordre du jour des questions complémentaires posées par un copropriétaire n’est pas sanctionné par la nullité de l’assemblée générale, sauf si elles sont de nature à modifier le vote des copropriétaires sur l’ordre du jour notifié par le syndic (Cass. 3e civ., 23 juin 2015, n° 14-13.473). Il a ainsi été jugé que le non-respect de l’ordre du jour complémentaire, qui soumettait à l’assemblée la candidature d’un deuxième syndic, «a altéré le vote des copropriétaires, du fait qu’il a eu pour effet de priver ces derniers d’un choix entre deux syndics», entraînant l’annulation de la désignation du syndic (CA Paris, 25 janv. 2017, n° 15/05716 précité).
En dehors de cette hypothèse, le défaut d’inscription constitue une faute entraînant la condamnation du syndicat à payer des dommages et intérêts au copropriétaire à qui l’absence d’inscription de ses questions à l’ordre du jour a causé un préjudice, le syndic pouvant également, de son côté, engager sa responsabilité.
David Rodrigues, Juriste à l’association Consommation, Logement et Cadre de Vie (CLCV)
