Les honoraires du syndic pour la tenue de l’assemblée générale sont régulièrement l’objet de litiges et d’incompréhensions. Nombreux sont ceux qui estiment que cette prestation doit être incluse d’office dans les honoraires de base, sans possibilité de facturation complémentaire.
Un raisonnement qui se tient sur le principe.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 692 d'octobre 2023
@Adobe213111849
Avant l’instauration du contrat type, les professionnels définissaient la gestion courante comme la prestation dont la réalisation est certaine et qui est commune à toutes les copropriétés, ou au plus grand nombre. Or, quel acte répond le mieux à cette définition, si ce n’est l’organisation de l’assemblée générale, évènement incontournable de la vie en copropriété ? Pourtant, dans les faits, les syndics procédaient à des facturations complémentaires, en raison notamment de la durée des assemblées. Le contrat type est venu apporter quelques précisions mais sans parvenir à mettre fin aux litiges en ce domaine.
Rappel : un contrat «tout sauf».- En vue de faire cesser une bonne fois pour toute les litiges liés à la rémunération du syndic et à la définition de la gestion courante, le législateur a mis en place un contrat type. Celui-ci, institué par la loi ALUR de 2014 (n° 2014-366 du 24 mars 2014), prévoit une rémunération forfaitaire pour toutes les missions de gestion courante, des honoraires complémentaires ne pouvant être demandés par le syndic que pour des prestations exceptionnelles limitativement énumérées par les textes. Si le contrat type contient une liste non-limitative des prestations de gestion courante, il n’en demeure pas moins que tout acte qui n’y serait pas mentionné mais qui ne figurerait pas non plus dans la liste des prestations exceptionnelles, ne peut faire l’objet d’aucune facturation par le syndic et est incluse de plein droit dans les honoraires de base (Contrat type créé par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 et figurant en annexe du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Au syndic donc d’être très vigilant dans la détermination de sa rémunération.
Honoraires et assemblée générale annuelle.- Le contrat doit prévoir, d’une part, la durée de l’assemblée générale ainsi que la plage horaire à l’intérieure de laquelle elle doit se tenir et, d’autre part, les personnes amenées à la diriger (art. 7.1.2 du contrat type) :
«Les parties conviennent que l’assemblée générale annuelle sera tenue pour une durée de ... heures à l’intérieur d’une plage horaire allant de ... heures à ... heures, par :
- le syndic ;
- un ou plusieurs préposé (s).
(Rayer les mentions inutiles)».
Cette clause donne régulièrement lieu à des difficultés d’interprétation. En effet, à partir de quand un syndic peut-il facturer tout ou partie de la tenue de l’assemblée générale annuelle ? On pourrait penser que ces critères seraient alternatifs et permettraient une facturation complémentaire si la plage horaire est dépassée ou si la durée réelle de l’assemblée excède celle contractuellement fixée. En fait, il n’en est rien.
L’article 7.1.5 précise que «les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites / vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné au 7.2.1». On notera le recours à la conjonction «et» qui implique d’office le caractère cumulatif des conditions d’horaires et de durées. En d’autres termes, le syndic ne peut facturer sa participation à l’assemblée générale annuelle que si elle se tient en dehors des heures fixées au contrat et pour une durée supérieure à celle prévue.
Exemple : un contrat prévoit que l’assemblée générale sera tenue pour une durée de deux heures à l’intérieur d’une plage horaire allant de 9h à 18h. Ainsi, l’assemblée qui dure trois heures entre 14h et 17h ne permet pas au syndic de facturer une heure complémentaire. Pour que la facturation soit possible, il faut que l’assemblée se tienne à la fois en dehors des heures ouvrables et pour une durée supérieure à celle prévue. La réunion organisée en semaine, de 18h à 21h, permettra ainsi au syndic de facturer une somme complémentaire, mais seulement l’équivalent d’une heure (puisque, dans notre exemple, la durée contractuelle était de deux heures et celle tenue dans les faits, de trois heures). La Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) est très vigilante sur ce point et le rappelle régulièrement aux syndics.
La tenue de l’assemblée générale par le syndic… ou ses préposés.- Il n’est pas rare de voir des contrats fixer un coût horaire différent selon la qualité du participant, qu’il s’agisse du principal de copropriété, d’un de ses préposés ou de la secrétaire chargée de rédiger le procès-verbal. Or, une telle pratique aboutit à proposer un coût horaire multiple alors même que le contrat type ne prévoit qu’un seul coût horaire, appliqué au prorata du temps passé (art. 7.2.1). De fait, ces clauses sont illégales et la DGCCRF, ici encore, le souligne régulièrement. Ces dispositions sont donc à bannir.
Les frais administratifs.- Certains syndics s’étaient fait une spécialité d’imputer des «frais administratifs», chaque année, au titre de prestations exceptionnels. Il s‘agissait généralement d’une somme correspondant à une dizaine d’euros, voire plus, appliquée pour chaque lot principal (c’est-à-dire à usage de logement, de bureau ou de commerce). Une façon détournée de majorer les honoraires de base. Ces frais comprenaient généralement les photocopies en vue de la constitution des convocations à l’assemblée générale.
Pour mettre fin à ces controverses, le contrat type prévoit que les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait, sont d’office inclus dans la rémunération forfaitaire (art. 7.1.1). Facturer cette prestation en sus des honoraires de base constitue pour le syndic une pratique commerciale trompeuse. En revanche, les frais d’affranchissements ou d’acheminement, engagés par le syndic pour l’assemblée générale, sont remboursables.
