L'assemblée générale est le rendez-vous incontournable de la vie en copropriété. Son organisation est strictement encadrée par les textes, qu’il s’agisse du délai de convocation, de la nature des documents à transmettre ou encore du libellé des résolutions sur lesquelles les votes seront organisés. Il reste cependant deux questions préalables : où l’assemblée générale doit-elle se tenir ? Et quand ?
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 684 de décembre 2022
La date de l’assemblée générale
La règle est connue de tous, l’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an (art. 7, décret du 17 mars 1967). On notera qu’il n’est pas fait référence à une assemblée ordinaire ou extraordinaire, ces termes étant issus du droit des sociétés. Tout au plus les textes peuvent-ils faire référence à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes ou à une assemblée «supplémentaire», à l’instar du contrat de syndic type, afin de distinguer l’assemblée classique de celle dont on va demander la convocation en raison de circonstances liées à la copropriété (travaux urgents…).
L’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel doit se réunir dans les six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent (art. 14-1, loi du 10 juillet 1965). Toutefois, les textes sont muets sur les conséquences du non-respect de ce délai et il n’est pas rare qu’un syndic, faute de temps, convoque tardivement sans que cela n’ait d’impact sur la validité de l’assemblée, l’important étant que son mandat soit toujours en cours au moment de la convocation.
La convocation doit contenir la date et l’heure de la réunion (art. 9, décret du 17 mars 1967). Bien qu’elle soit idéalement déterminée en collaboration avec le conseil syndical, c’est bien souvent le syndic qui va fixer la date de l’assemblée, notamment au regard de la disponibilité des salles. Le choix de la date est totalement libre. Ainsi est-il possible de convoquer l’assemblée un dimanche (Cass. 3e civ., 22 mai 1990, n° 88-16.987). De même, rien n’impose de déterminer une date suffisamment éloignée du mois d’août pour éviter l'envoi des convocations en période estivale (CA Paris, 12 oct. 2011, n° 10/11692). On peut s‘interroger sur la possible responsabilité du syndic si ce dernier choisit une date manifestement inadaptée au regard des caractéristiques de la copropriété. Convoquer une réunion à une période à laquelle le syndic sait pertinemment qu’il y aurait peu de participants (au début du printemps pour une copropriété occupée surtout à titre de résidence secondaire durant la période estivale par exemple) pourrait, potentiellement, constituer une faute.
En revanche, est entachée d’irrégularité la convocation à une date qui n’existe pas. Dans une affaire, un syndic avait convoqué l’assemblée générale pour le jeudi 29 mars 1993, au lieu du lundi 29 mars. Une lettre circulaire avait été ensuite envoyée aux copropriétaires afin de les informer de l’erreur ; les juges ont considéré qu’il était patent qu’une incertitude sur la date de la réunion figurait dans la convocation et que la notification du procès-verbal de l'assemblée générale n'avait pas pour effet de couvrir les irrégularités commises dans la convocation. En conséquence, le délai de forclusion fixé par l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 n'est pas opposable aux copropriétaires qui n'ont pas été régulièrement convoqués, les résolutions de l’assemblée générale étant alors contestables durant le délai de cinq ans (dix ans à l’époque des faits, CA Paris, 23 mai 2002, n° 2001/21177). De fait, en cas d’erreur, ici sur la date, mais également sur le lieu de réunion, le syndic se doit de procéder à une nouvelle convocation de l’assemblée générale, en respectant le délai de vingt-un jours.
Enfin, un simple retard de deux heures dans la tenue de l’assemblée générale ne nécessite pas une nouvelle convocation (CA Douai, 21 déc. 2011, n° 10/08811). L’assemblée générale, fixée à 15h, s’est finalement tenue à 17h. L’un des arguments en vue de contester la tenue de la réunion était intéressant : des copropriétaires arrivés à l’heure fixée dans la convocation auraient pu quitter les lieux, voyant que la séance ne commençait pas. Ce motif a été écarté dans la mesure où l’accueil des copropriétaires avait été organisé afin de les tenir informés du retard au fur et à mesure de leurs arrivées. A contrario, l’assemblée générale aurait pu être contestée en cas de retard important et sans que le syndic n’en n’informe les copropriétaires.
Le lieu de l’assemblée générale
Si le choix de la date de l’assemblée générale est libre, cela est moins le cas pour le lieu de réunion. En effet, sauf clause contraire du règlement de copropriété, l’assemblée générale se tient dans la commune de situation de l’immeuble (art. 9, précité). Il n’est pas fait référence à l’arrondissement, pour les villes comme Paris ou Lyon par exemple, ni à l’éloignement géographique. L’assemblée générale ne peut ainsi se réunir dans une salle située sur une autre commune au motif qu’elle serait plus commode d’accès, à défaut de quoi elle serait entachée de nullité (CA Paris, 11 oct. 1996 : cette revue, oct. 1997, obs. Ritschy). Ici encore, il incombera la plupart du temps au syndic de fixer le lieu de réunion, mais l’assemblée générale, statuant à la majorité de l’article 24, peut décider du lieu de sa prochaine réunion (Cass. 3è civ., 10 juin 1970, n° 68-14.219).
Rien n’interdit de réunir l’assemblée générale dans un lieu privé, tels les locaux du syndic ou l’appartement d’un copropriétaire dès lors qu’ils sont accessibles pour tous les participants. Le critère de l’accessibilité est d’ailleurs important : un syndic a ainsi vu sa responsabilité engagée pour avoir convoquer l’assemblée générale dans un lieu non-adapté aux personnes handicapées, rendant impossible la participation d’un copropriétaire à la réunion et ce alors même que le syndic était informé de la situation. Il a été condamné à lui verser une somme de 500 € au titre des dommages et intérêts (CA Aix-en-Provence, 6 avr. 2012, n° 11/04683).
Enfin, en l’état du contrat type, le syndic ne peut solliciter des honoraires complémentaires pour l’organisation de l’assemblée générale dans ses locaux.
