Le secrétaire de séance fait partie de ce trinôme désigné lors de l’ouverture de l’assemblée générale et composé du président et des scrutateurs. Si son rôle principal est la retranscription des débats, l’on ne saurait pour autant l’assigner à une fonction purement passive. En effet, ce poste est prioritairement attribué au syndic de sorte que, dans la pratique, il interviendra très régulièrement dans les débats. A charge pour lui de respecter un certain équilibre entre information des copropriétaires au regard de son statut de professionnel, et risque de se substituer au président de séance en s’immisçant dans la direction des débats.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 677 d'avril 2022
Le syndic, secrétaire de plein droit
Le secrétaire de séance est désigné par l’assemblée générale au début de chaque réunion, concomitamment aux président et scrutateurs (art. 15, D. 17 mars 1967). Il s’agit ici d’une formalité substantielle, l’existence d’un secrétariat étant obligatoire, à peine de nullité (Cass. 3e civ., 6 nov. 2002, n° 01-10.800).
Si les textes ne définissent pas expressément qui peut assurer les fonctions de président de séance et de scrutateurs, il en va différemment pour le secrétaire, ce poste étant tenu de plein droit par le syndic, «sauf décision contraire de l’assemblée générale» (art. 15, D. 17 mars 1967).
Que ce poste soit tenu par le syndic se conçoit tout à fait puisque celui-ci détient les documents et outils informatiques permettant d’établir la feuille de présence et de déterminer l’issue des différents votes au regard des tantièmes de chacun. Pour autant, l’assemblée générale peut valablement désigner une autre personne à ce poste, ce qui n’est pas sans susciter des interrogations sur la mise en œuvre pratique d’une telle faculté.
La désignation du secrétaire de séance
Le syndic étant secrétaire de plein droit, un vote est-il nécessaire pour le désigner à ce poste ? Dans un arrêt de 2001, la cour d’appel de Paris semble indiquer qu’un vote formel n’est pas requis (CA Paris, 14 nov. 2001, 2000/17248). Une telle solution semble surprenante car il convient a minima de s’assurer de l’accord des copropriétaires sur la candidature du syndic, et donc de matérialiser cette décision par un vote.
L’assemblée générale étant libre de désigner une autre personne, la question se pose, comme pour le président de séance ou les scrutateurs, de la possibilité d’élire à ce poste des tiers au syndicat des copropriétaires (lire : Les scrutateurs par D. Rodrigues). Il a ainsi été jugé qu’un préposé du syndic pouvait être élu secrétaire de séance. Dans cette affaire, les juges ne se sont pas basés sur le lien existant entre le syndic et son employé pour justifier leur décision mais sur le fait qu’aucune disposition n’interdit au salarié de l’un des candidats d’être désigné en qualité de secrétaire de séance (Cass. 3e civ., 17 juil. 1996, n° 94-15.140). Par extension, cela voudrait dire que n’importe quel salarié d’un copropriétaire pourrait être désigné à ce poste.
De même, le mandataire d’un copropriétaire n’appartenant pas au syndicat peut-il être désigné, en son nom ou en celui de son mandant ? Sur ce dernier point, la Cour de cassation a estimé que l’on ne pouvait mandater la faculté d’être président de séance (Cass. 3e civ., 13 nov. 2013, n° 12-25.682). De fait, on conçoit difficilement qu’il puisse en être autrement pour le secrétariat. Reste alors la question pour le mandataire, tiers, d’être désigné à ce poste, en son nom propre. Sur le principe, rien ne l’interdit expressément même si, par sécurité, il peut être préférable de désigner un copropriétaire.
L’élection d’une personne autre que le syndic au poste de secrétaire pouvait avoir son intérêt lorsqu’il était envisagé de ne pas reconduire le mandat de celui-ci. A charge alors pour les copropriétaires de générer au préalable la feuille de présence. Cela permettait ainsi de poursuivre l’assemblée malgré le départ, en cours de séance, du syndic qui se serait vu remercié. Toutefois, depuis l’ordonnance de réforme du 30 octobre 2019, en cas d’absence de reconduction du contrat, le nouveau syndic ne peut entrer en fonction au plus tôt qu’un jour franc après la tenue de l’assemblée générale (art. 18, L. 10 juillet 1965). Les départs impromptus durant l’assemblée générale ne sont donc théoriquement plus possibles, du moins pour les contrats conclus postérieurement au 1er juin 2020, date d’entrée en vigueur de l’ordonnance précitée. Cependant, si une telle situation devait survenir alors que le syndic assurait les fonctions de secrétaire de séance, les copropriétaires devraient alors désigner un nouveau secrétaire, faute de quoi les résolutions adoptées après son départ seraient nulles (CA Paris, 27 mars 2019, n° 17/01723).
La désignation du secrétaire se fait à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Le rôle du secrétaire de séance
Le secrétaire de séance établit le procès-verbal de l’assemblée générale, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves, le tout sous le contrôle du président et, le cas, échéant, des scrutateurs. Ce sont ces attributions qui sont considérées comme substantielles par les juges, ceux-ci estimant que la présence du secrétaire permet, dans l’intérêt des copropriétaires, de connaître le déroulement de l’assemblée générale, les décisions qui y ont été prises ainsi que leur transcription exacte dans le procès-verbal (CA Paris, 12 juin 2008). Le secrétaire signe, en fin de séance, le procès-verbal, au même titre que le président et les scrutateurs (art. 17, D. 17 mars 1967).
Cependant, son rôle ne saurait se limiter à cela, non pas au regard des fonctions de secrétaire mais du statut de professionnel du syndic. Ainsi, a-t-il été jugé que le syndic avait le devoir d’intervenir dans les débats lorsque la discussion porte sur des questions relatives à la gestion et à l’administration de l’immeuble, dont il a la meilleure connaissance (CA Paris, 4 avr. 1991). Mais il ne doit pas pour autant diriger les débats. Une assemblée générale s’est vue annulée dans sa totalité au motif que le syndic, secrétaire de séance, s’est immiscé de façon insistante, pressante et déplacée dans la présidence de l’assemblée (CA Aix-en-Provence, 12 mars 1998).
