Dans le cadre de l’exercice de sa mission, le conseil syndical peut être amené à exposer des frais afin de solliciter l’avis d’un expert sur une question précise ou tout simplement pour acquérir de la documentation. Si la fonction de conseiller syndical est exclusivement bénévole, elle ne suppose pas pour autant que les copropriétaires, qui ont accepté d’endosser ce rôle, aient à supporter des dépenses initiées dans l’intérêt de la collectivité. C’est pourquoi le législateur a prévu un dédommagement, mais sous certaines conditions.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 672 d'octobre 2021
Le remboursement des frais exposés
Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de «toute personne de son choix» et, sur une question particulière, «demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité» (art. 27, al. 2, décret du 17 mars 1967). Un moyen de permettre aux conseillers syndicaux de recueillir un avis éclairé sur des sujets techniques ou juridiques et d’être ainsi force de propositions.
Cependant, une telle mesure n’a de sens que si la question de la prise en charge des frais alors engendrés est abordée. Faire supporter personnellement aux membres du conseil syndical des dépenses exposées dans l’intérêt de la copropriété serait non seulement injuste, mais également contre-productif. En effet, aucun conseiller syndical n’accepterait une telle situation de sorte que la faculté de se rapprocher d’un expert serait vidée de toute efficacité. Les textes ont donc prévu une prise en charge des frais exposés.
Ainsi, «les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic» (art. 27, al. 3, décret du 17 mars 1967). Mais derrière ce principe à l’apparente clarté peuvent se cacher quelques difficultés pratiques.
Les conditions nécessaires à la prise en charge
La nature des dépenses n’étant pas définie par les textes, il peut s’agir aussi bien des honoraires d’un professionnel contacté sur un point précis (avocat, notaire, architecte, technicien…) que de l’acquisition d’ouvrages (Code de la copropriété, …), de l’abonnement à des revues, d’une formation ou de l’adhésion à une association. Toutefois, un prérequis reste indispensable : les dépenses doivent être engagées pour l’exécution de la mission du conseil syndical.
Il a ainsi été jugé contraire à l’intérêt collectif de la copropriété la décision de financer, avec les fonds du syndicat, des frais de restauration exposés par un nombre limité de conseillers syndicaux, dans leur propre intérêt, sans contrepartie pour les copropriétaires exclus de cet avantage (Paris, 26 mai 1995).
De même, ne pourraient être pris en charge les frais exposés par un conseiller syndical pour un avis sur des travaux personnels ne concernant pas la copropriété, quand bien même les parties communes seraient-elles concernées (travaux affectant le gros-œuvre par exemple).
En revanche, on ne saurait reprocher au conseil syndical de s’être rapproché d’une personne ne disposant pas forcément de diplôme. C’est ce qu’il ressort d’une réponse ministérielle, la généralité des termes employés (le conseil syndical peut se rapprocher de «toute personne de son choix») induisant l’absence de nécessité de saisir un professionnel qualifié (Rép. min. n°30509, JOAN Q, 6 janv. 1997, p. 38). Toutefois, sur le plan pratique, on imagine mal une personne ne disposant pas des qualifications requises, facturer ses prestations.
Au-delà des conditions liées à la finalité des dépenses engendrées, la question se pose du formalisme que doit revêtir la décision y afférente. Ainsi, le pouvoir du conseil syndical de se faire assister par un technicien implique une décision circonstanciée de sa part résultant d’un vote (Versailles, 21 déc. 2001). Il convient donc de matérialiser par écrit la décision du conseil syndical, avec mention des personnes ayant participé à la séance. Sur ce point, le règlement de copropriété ou l’assemblée générale peuvent définir les modalités relatives à la présentation des avis donnés par le conseil syndical ainsi qu’à leur conservation (Rép. min. n° 26513, JOAN 14 juin 1999, p. 3694). Il faudra donc se référer aux prescriptions éventuellement fixées en ce domaine.
Le problème se pose également quant à la possibilité pour le conseil syndical de prendre seul cette décision. Autrement dit, une résolution préalable de l’assemblée générale est-elle nécessaire ? Les textes sont muets sur le sujet, d’autant que le rythme annuel des assemblées s’accorde mal avec la nécessité de recueillir un avis technique sur des dossiers survenant en cours de mandat. Pour autant, il serait hasardeux d’estimer que toute dépense pourrait être prise en charge d’office, sans consultation de l’assemblée, et ce quel que soit son montant. A l’exception des cas relevant de l’urgence, il faudra donc être vigilant et apprécier les sommes en question au regard du budget global de la copropriété afin d’éviter toute contestation. Les textes visant expressément la possibilité de recueillir un avis technique, il s’agit dans la pratique d’une consultation dont le coût devrait être modéré. Sauf hypothèse où le conseil syndical recevrait un mandat spécifiquement en ce sens, il ne s’agit pas pour lui de diligenter des études techniques et autres diagnostics complexes et coûteux.
Enfin, il convient de ne pas oublier que l’assemblée générale est tenue de voter un montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire (art. 21, al. 2, loi du 10 juillet 1965). Si les honoraires du professionnel contacté sont supérieurs à ce seuil, une mise en concurrence doit avoir lieu, sans quoi le remboursement des sommes avancées pourrait être contesté.
Le remboursement des frais exposés par le conseil syndical
Le remboursement des frais est effectué par le syndic, pour le compte du syndicat. Celles-ci constituent des charges courantes et sont réparties entre tous les copropriétaires selon les conditions fixées dans le règlement de copropriété (art. 10, al. 2, loi du 10 juillet 1965). Le syndic ne peut donc s’opposer au remboursement des frais en question sous peine de voir sa responsabilité engagée.
