L’accès aux pièces justificatives des charges constituent un droit pour tout copropriétaire. Il permet à chacun de contrôler par lui-même les différents postes de dépenses de la copropriété, se superposant ainsi au conseil syndical. Toutefois, ce droit d‘accès est loin d’être aussi étendu que celui conféré à ce-dernier.
Mise à disposition des pièces justificatives des charges
Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges sont tenues à disposition des copropriétaires par le syndic (art. 18-1, loi 10 juil. 1965). A noter qu’il ne s’agit pas d’un simple droit d’accès, tout copropriétaire pouvant demander, à ses frais, que des copies lui soient remises sur place ou qu’elles lui soient transmises (art. 9-1 et 33, décret 17 mars 1967).
Nature des documents mis à disposition
Sont mis à la disposition des copropriétaires, les pièces justificatives des charges de copropriété comprenant notamment une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Cette liste est non-limitative, l’emploi de l’adverbe notamment excluant toute exhaustivité. Mais cela ne saurait conférer à un copropriétaire le droit d‘accéder à tous les documents concernant le syndicat.
Alors même que les textes visent expressément la possibilité pour le conseil syndical de prendre connaissance de tous les documents, contrats… pouvant concerner la copropriété, il n’en est rien ici. D’ailleurs, rappelons, pour s’en convaincre, qu’une partie des documents mis sur l’Extranet n’est accessible qu’aux seuls conseillers syndicaux.
A titre d’exemple, une réponse ministérielle est venue préciser que les extraits de comptes bancaires du syndicat ne constituent pas des pièces justificatives à moins que le syndic ne facture à la copropriété des frais de tenue de compte (Rép. min. n° 14889 et 35492, 30 juin 2009, p. 6691). De même, ne constituent pas des pièces justificatives, les dossiers concernant une procédure de saisie immobilière et le déroulement de travaux en cours (Paris, 26 mai 2006).
Au-delà de ces hypothèses, les document mis à la disposition des copropriétaires peuvent être des originaux ou des copies et doivent être classés par catégorie.
Modalités d’accès aux pièces justificatives
Comme indiqué, la mise à disposition des différentes pièces justificatives a lieu pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci.
Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, informations devant être indiquées dans la convocation à l’assemblée générale (art. 9, décret 17 mars 1967).
Lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d’accueil physique déterminés dans le contrat de syndic. Cette prestation ne peut en aucun cas donner lieu à la facturation d’honoraires complémentaires en sus des honoraires de base, le contrat de syndic type prévoyant expressément que la mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives constitue une prestation courante (Art. I-2° b) de l’annexe au contrat type).
L’accès à ces documents se fait pendant au moins un jour ouvré et doit être, dans tous les cas, appropriés à la dimension de la copropriété. Autrement dit, le délai pourrait être rallongé dans les grandes ou très grandes copropriétés. Un point que le conseil syndical doit négocier directement avec le syndic.
Le copropriétaire qui désire prendre connaissance des différentes pièces justificatives peut se faire assister par un membre du conseil syndical, voire par son locataire. De plus, il peut autoriser ce dernier à consulter, en ses lieu et place, les différentes pièces justificatives de charges telles qu’elles sont définies à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Une possibilité introduite en 2019 et permettant ainsi au bailleur de respecter en partie ses obligations puisqu’il est normalement tenu de mettre à disposition de son locataire l’ensemble des pièces justificatives pendant six mois (art. 23, loi du 6 juillet 1989). Le délai d’une journée fait certes pale figure en comparaison des six mois normalement dévolus au locataire pour accéder aux différents justificatifs mais il a, au moins, l’avantage d’exister.
On notera que le droit d’accès du locataire est limité aux seules pièces justificatives des charges locatives, lesquelles ne coïncident pas avec les pièces normalement mises à la disposition de l’ensemble des copropriétaires. Ainsi, la liste des copropriétaires débiteurs ne pourra-t-elle pas lui être communiquée.
Conséquences du défaut de mise à disposition
Le fait de ne pas rappeler dans la convocation les modalités de consultations des différentes pièces a-t-il une incidence sur la validité des résolutions votées en assemblée générale ? Si certaines décisions vont dans le sens d’une annulation de l’approbation des comptes (Paris, 20 sept. 1995), d’autres sont plus clémentes et rappellent dans ce cas la nécessité pour le syndic de tenir à disposition de tout copropriétaire demandeur l’ensemble des pièces justificatives pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale et la tenue de cette dernière (Paris, 26 mai 2006). En revanche, la nullité de l’approbation des comptes et du quitus peut être prononcée en l’absence d’accès aux documents (Paris, 21 févr. 1997). Et de manière plus générale, le copropriétaire qui n’a pas été à même de consulter les différentes pièces justificatives est fondé à demander l’annulation des résolutions ayant une incidence directe ou indirecte sur les charges susceptibles de lui incomber (Paris, 11 sept. 1992).
