Si la loi ALUR a rendu obligatoire la création d’un Extranet, le contenu de celui-ci n’était nullement défini. Il en est ressorti une très grande hétérogénéité des documents mis à la disposition des copropriétaires, certains syndics proposant des Extranet très complets tandis que d’autres s’apparentaient davantage à une coquille vide. C’est pourquoi le législateur de la loi ELAN est intervenu pour en faire un outil le plus complet possible.
Le contenu de l’Extranet
Le contenu de l’Extranet est désormais défini par décret (n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété, accessibles sur un espace sécurisé en ligne). Ce texte fixe la liste minimale des documents devant y figurer. Il est donc tout à fait possible, dès lors que l’assemblée générale en manifeste l’intention, d’en intégrer d’autres, tels que les plans de l’immeuble par exemple ou les comptes-rendus de l’activité du conseil syndical. A noter que le syndic ne peut exiger de rémunération exceptionnelle en cas d’Extranet plus complet. Pour mémoire, seuls les syndics professionnels ont l’obligation de proposer un Extranet. Toutefois, l’assemblée générale peut en refuser la mise en place à la majorité de l’article 25, sans recours possible à la passerelle de l’article 25-1.
Les documents mis en ligne
Les documents se trouvant sur l’Extranet sont réparties en trois catégories, selon la nature des personnes pouvant accéder aux pièces en question : l’ensemble des copropriétaires sans exception, le propriétaire d’un lot et les conseillers syndicaux.
• Liste des documents accessibles à tous les copropriétaires :
1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble, en cours de validité ;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.
• Liste des documents accessibles au seul copropriétaire concerné
1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
4° Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
• Liste des documents réservés aux seuls conseillers syndicaux
1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
4° La liste de tous les copropriétaires, établie par le syndic ;
5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
Mise en ligne et accès à l’Extranet
Ces différents documents devront figurer sur l’Extranet à compter du 1er juillet 2020. Concernant les appels de fonds, il s’agit de ceux transmis à compter du 1er juillet 2020 (ceux des années antérieures n’auront donc pas à y figurer).
L’accès à l’Extranet se fait au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l’identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace doivent être téléchargeables et imprimables (art. 33-1-1, décret du 17 mars 1967).
L’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés sont, le cas échéant, actualisés au minimum, une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale, annuelle.
Par ailleurs, la notification des documents qui doivent normalement être joints à la convocation de l’assemblée générale peut résulter, mais sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire, de leur mise à disposition sur l’Extranet (art. 64-5, décret du 17 mars 1967). Dans ce cas, la convocation doit expressément préciser que ces documents sont accessibles en ligne ainsi que la durée de leur mise à disposition. Nous avons donc ici une variante par rapport à la convocation électronique à l’assemblée générale. Les textes permettent, en effet, à un copropriétaire de demander à ce que celle-ci ainsi que les documents annexés lui soient communiqués uniquement par voie dématérialisée. Désormais, il est possible de recevoir la seule convocation, par voie postale, sans qu’elle soit accompagnée de ses annexes, lesquelles sont téléchargeables sur l’Extranet.
