Le procès-verbal est un document dont l’importance ne doit pas être prise à la légère. Il cristallise en quelque sorte les résolutions adoptées par l’assemblée générale et qui seront donc exécutées par le syndic. D’où la nécessité de s’assurer que son contenu reflète bien la réalité des débats.
L’auteur du procès-verbal.- Curieusement, les textes ne mentionnent pas l’auteur du procès-verbal. Mais, l’assemblée générale désignant en début de séance un secrétaire, on peut légitimement penser que cette tâche incombe à ce dernier. On rappellera que le syndic assure cette fonction de plein droit1 de sorte que ce dernier est chargé, dans la très grande majorité des cas, de la rédaction du procès-verbal.
A noter que ce document n’a pas à être rédigé intégralement par une même personne2 et qu’il peut tout à fait être dressé par un huissier, à la demande expresse du syndic3.
Établissement et signature du procès-verbal.- Le procès-verbal doit être signé en fin de séance par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs4. L’établissement du document à ce moment constitue une condition de validité de l’assemblée générale5. Dans les faits, de nombreux syndics font signer un procès-verbal provisoire en fin de séance pour ensuite le remettre «au propre» et le soumettre à nouveau à la signature des président et scrutateurs.
Une pratique qui peut s’expliquer compte tenu d’éventuelles contraintes techniques (absence d’imprimante sur le lieu de tenue de l’assemblée générale, mais qui oblige les copropriétaires à être vigilants et à s’assurer que les deux documents soient bien identiques.
Sur la question de la signature du procès- verbal, on notera l’absence de conséquences directes en cas de manquement à cette formalité. En effet, le défaut de signature n’affecte pas la validité de l’assemblée générale6, quand bien même le seing du président de séance serait manquant7.
En fait, il appartient au copropriétaire qui invoque la violation de ce formalisme de démontrer, soit le préjudice qu’il subit, soit que le contenu du procès-verbal ne reflète pas la réalité des débats. Toutefois, lorsque le procès-verbal ne comporte aucune signature, alors celui-ci est privé de toute force probante8..
Le contenu du procès-verbal.- Le procès-verbal doit indiquer, sous chaque résolution inscrite à l’ordre du jour, le résultat de chaque vote, l’identité des copropriétaires ou associés qui se sont opposés ou abstenus ainsi que leur nombre de voix9. L’absence d’indication du nom des opposants dans le procès-verbal entraîne la nullité de la résolution concernée10. En revanche, la jurisprudence semble plus réservée lorsque le défaut d’information concerne les seuls abstentionnistes, ces derniers ne changeant pas l’issue du vote11. A noter que l’identité des personnes qui ont voté en faveur d’une résolution n’a pas à être reproduite.
Le procès-verbal doit également comprendre les réserves portant sur la régularité même des décisions émises par les opposants, mais non par les abstentionnistes. Une telle limite est dommageable dans la mesure où la jurisprudence a été amenée précisément à considérer comme opposant le copropriétaire abstentionniste qui avait émis des réserves12.
Le registre des procès-verbaux.- Les procès-verbaux doivent être inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet13. Son absence de tenue n’affecte pas la validité des décisions de l’assemblée générale14, mais constitue de la part du syndic une négligence susceptible d’engager sa responsabilité15.
L’affichage des procès-verbaux.- Dans les trois mois qui suivent l’assemblée générale, le syndic doit assurer l’information des occupants de l’immeuble des décisions susceptibles d’avoir des conséquences sur les conditions d’occupation et sur les charges, telles que :
- les décisions relatives à la maintenance et à l’entretien de l’immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
- les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.
Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l’anonymisation de leur contenu. Toutefois, ne peuvent être portées à la connaissance des occupants, les décisions de l’assemblée générale concernant :
- une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat ;
- les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté.
Enfin, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d’immeubles ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier n’ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.
Cette information doit être réalisée par un document affiché pendant un mois à l’emplacement prévu à cet effet s’il en existe un ou, à défaut, déposé dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers16.
Notification et copie du procès-verbal.- Depuis la loi ELAN de novembre 2018, le délai de notification du procès-verbal est d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale (contre deux mois auparavant). Par ailleurs, tout copropriétaire peut, à ses frais, exiger du syndic copie du procès-verbal et de ses annexes17.
1 - Art. 15, décret 17 mars 1967.
2 - CA Paris, 18 janv. 2001.
3 - CA Paris, 5 déc. 1984.
4 - Art. 17, al. 1er, décret 17 mars 1967.
5 - CA Paris, 5 févr. 2009.
6 - Cass. 3e civ., 26 mars 2014.
7 - CA Besançon, 10 oct. 2007.
8 - CA Paris, 28 nov. 1997.
9 - Art. 17, al. 2, décret 17 mars 1967.
10 - CA Paris, 30 nov. 1983.
11 - Cass., 3e civ., 17 nov. 2016.
12 - Cass. 3e civ., 10 sept. 2008.
13 - Art. 17, dernier alinéa, décret 17 mars 1967.
14 - Cass. 3e civ., 6 févr. 1973.
15 - CA Paris, 20 déc. 1979.
16 - Voir l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et le décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l’information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l’assemblée générale.
17 - Art. 33, décret 17 mars 1967
