Prés de deux années après la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, l’innovation principale, à savoir l’immatriculation des syndicats des copropriétaires n’était toujours pas effective, faute des textes réglementaires attendus pour son application.
Pourtant, le Code de la construction et de l’habitation imposait cette immatriculation avant le 31 décembre 2016 pour les syndicats de plus de 200 lots, à peine de sanctions pour les syndics. Un arrêté du 10 octobre 2016 nous dévoile plusieurs informations. Tout d’abord, « le teneur du registre » est l’Agence nationale de l’habitat (ANAH) qui assure la gestion du traitement automatisé des données à compter du 1er novembre 2016. Ensuite, quatorze articles sont répartis en six chapitres, complétés de 7 annexes, que nous examinerons successivement à compter du chapitre II.
• Création de comptes de télédéclarants et demande de rattachement d’un syndicat de copropriétaires
Il est précisé de se reporter à l’annexe 1 pour l’énoncé des éléments d’identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat en vue de la création du compte.
Le résultat de la communication de ces données d’identification est la création d’un compte dit «inactif» qui ne deviendra actif qu’après deux manœuvres : la définition d’un mot de passe et l’octroi d’un code pour activer le compte. Cependant, ce code devra être envoyé au déclarant par courrier dans un délai de deux mois et faute d’activation le compte inactif sera supprimé.
L’accès au compte est possible par le déclarant au moyen de son adresse électronique et son mot de passe, et des modifications sont envisageables à tout moment, sauf sa civilité, son nom et son prénom pour lesquels une démarche auprès du teneur du registre est nécessaire.
La liste des éléments d’identification devant être fournie par le notaire figure à l’annexe 2.
Pour une demande de rattachement du compte d’un télédéclarant à une copropriété, la liste des informations différe selon sa qualité et son profil. Elles figurent en l’annexe 3 et concernent la nature du rattachement demandé, les pièces justificatives, la date de début et la fin du mandat. Des pièces justificatives sont à fournir comme le contrat de syndic signé des représentants du syndicat, le procès-verbal d’assemblée générale pour les syndicats coopératifs ou l’ordonnance de désignation de l’administrateur provisoire.
• Informations à transmettre et accusé de réception
La définition des données mentionnées à l’article R. 711-9 du CCH devant être fournies lors de l’immatriculation initiale, lors des mises à jour du dossier et lors de la déclaration annuelle mentionnée à l’article R. 711-10 figure en annexe 4. Il s’agit du nom de la copropriété, son adresse, les références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, la date du règlement, le Siret du syndicat, le cas échéant, son statut, le nombre d’ASL ou d’AFUL ou d’unions de syndicats, le nombre total de lots et leur usage, les procédures administratives et judiciaires en cours, les données financières, le début et la fin de l’exercice, la date de l’assemblée générale votant les comptes et également charges pour opérations courantes de l’exercice clos, les charges pour travaux et les opérations exceptionnelles de l’exercice clos.
Le seuil de dette des copropriétaires mentionné à l’article R. 711-9 est fixé à 300 euros et les syndicats mentionnés au deuxième alinéa de l’article 14-3 comportant mois de dix lots et dont le budget moyen est inferieur à 15 000 € ne doivent fournir que les données de l’annexe 5 : le début et la fin de l’exercice.
L’annexe 6 définit les données requises lorsque le dernier représentant légal d’un syndicat en déclare la dissolution. Il s’agit de la nature du fait générateur, sa date et une pièce justificative.
La définition des informations et des données d’identification que les notaires sont tenus de fournir lors de l’immatriculation de nouvelles copropriétés ou de l’immatriculation d’office dont ils sont chargés en l’absence de syndic ou lorsque le syndic en place n’a pas satisfait à son obligation d’immatriculation du syndicat malgré une mise en demeure figure en annexe 7.
Le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données mentionné à l’article R. 711-8 figure à l’annexe 8.
Il est consultable sur le site internet : www.registre-coproprietes.gouv.fr.
• Conservation des données
La durée de conservation des pièces justificatives fournies pour les formalités est de six mois à compter de leur transmission.
Pour les attestations de mise à jour du dossier d’immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.
• Consultation du registre
Les comptes de télédéclarants ouvrent accès à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l’ensemble des données portées au registre. Il en est de même pour les notaires pour les informations mentionnées au 1° du II de l’article L. 711-2. Les établissements publics de l’état ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements peuvent formuler des demandes d’accès auprès du teneur du registre en s’engageant pour l’utilisation des données à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d’utilisation définies par la loi du 17 juillet 1978. Le teneur de registre donne accès dans un délai maximum d’un mois.
À compter du 1er juillet 2017, les données du registre seront mises à la disposition du public par téléchargement sur la plate-forme ou par consultation de l’annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre.Toute modification des données contenues dans le traitement automatisé fait l’objet d’un enregistrement comprenant l’identification de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.
