L’ordre du jour d’une assemblée générale précise chacune des questions soumises à la délibération des copropriétaires (art. 9, al. 1er , et 13 du décret du 17 mars 1967). Il permet à chaque copropriétaire de connaître l’objet exact de la future réunion d’assemblée et de s’y préparer. Il est établi en concertation avec le conseil syndical (art. 26, al. 5 du décret de 1967). Mais récemment, il est devenu particulièrement réglementé afin de garantir l’examen de points jugés primordiaux par l’Etat.
Les nouvelles questions à inscrire depuis la loi ALUR
S’ajoutent à la liste des points à inscrire historiquement à l’ordre du jour :
• la décision de souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre (art. 18-I de la loi du 10 juillet 1965) ;
• à partir du 1er janvier 2017, la création, l’alimentation et la gestion d’un fonds de travaux dans les immeubles à destination partielle ou totale d’habitation à l’issue d’une période de cinq ans suivant la date de réception des travaux, sauf dérogation (futur art. 14-2 II à IV de la loi de 1965). Dans ce cas, l’assemblée statue également sur le choix de l’établissement bancaire dans lequel est ouvert le compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations du fonds de travaux (futur art. 18-II, al. 4) ;
• à partir du 1er janvier 2017, la décision de réaliser un diagnostic technique global (DTG) ainsi que ses modalités de réalisation pour les immeubles à destination partielle ou totale d’habitation (art. L. 731-1 du Code de la construction et de l’habitation - CCH). Après la première assemblée générale qui suit la réalisation ou la révision du DTG, le syndic inscrit la question de l’élaboration d’un plan pluriannuel de travaux et des modalités de sa mise en œuvre. Au regard des orientations décidées par les copropriétaires lors des assemblées précédentes, le syndic a le choix d’inscrire la question de l’élaboration d’un plan pluriannuel de travaux, ou la mise en œuvre du plan pluriannuel de travaux précédemment adopté (art. L. 731-2 du CCH).
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Les cas particuliers
En fonction des situations rencontrées, il y a lieu d’inscrire d’autres questions à l’ordre du jour :
• la dispense donnée au conseil syndical de mettre en concurrence le syndic (art. 21 de la loi de 1965, modifié par la loi ALUR, puis par la loi du 6 août 2015);
• la décision du choix de l’établissement bancaire dans lequel est ouvert le compte bancaire séparé du syndicat ; le cas échéant pour les “petites” copropriétés, la dispense d’ouverture d’un compte bancaire séparé en cas de syndic professionnel (art. 18-II de la loi de 1965, modifié par la loi ALUR).
• la décision de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat (art. 18-I de la loi de 1965, créé par la loi ALUR) ;
• l’autorisation de l’assemblée de souscrire toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise avec laquelle il a des liens (art. 18-I de la loi de 1965, créé par la loi ALUR) ;
• la faculté de refuser de créer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, lorsque le syndic est un syndic professionnel (art. 18-I de la loi de 1965, créé par la loi ALUR) ;
• la décision de donner un mandat au conseil syndical pour se prononcer sur toute proposition future émanant d’un opérateur tant que l’installation de la fibre optique n’a pas été autorisée (art. 24-2, d. al., créé par la loi du 6 août 2015) ;
• la présentation du diagnostic de performance énergétique (DPE) ou du rapport d’audit à réaliser avant 2017 (cf. art. L. 134-4-1 du CCH) et la question d’un plan de travaux d’économies d’énergie ou d’un contrat de performance énergétique (art. R. 134-4-3-II et R. 134-14 du CCH, art. 24-4 de la loi de 1965 créés par la loi du 12 juillet 2010) ;
• la question des travaux permettant l’installation de stationnement sécurisé pour les vélos (à compter du 1er janvier 2017) ou la recharge des véhicules électriques ou hybrides, ainsi que des conditions de gestion ultérieure du nouveau réseau électrique et la présentation des devis élaborés à cet effet, lorsque l’immeuble possède des emplacements de stationnement d’accès sécurisé à usage privatif (art. 24-5 de la loi de 1965, modifié par la loi ALUR) ;
• les travaux d’individualisation du chauffage commun et la présentation des devis élaborés à cet effet (art. 24-9 de la loi de 1965, créé par la loi du 17 août 2015) ;
• le mandat au président du conseil syndical du syndicat secondaire de représenter les copropriétaires à l’assemblée générale du syndicat principal (art. 22-II de la loi de 1965, créé par la loi ALUR).
• le mandat au président du conseil syndical du syndicat des copropriétaires pour les représenter à l’assemblée générale de l’association syndicale libre dans le périmètre de laquelle leur immeuble est inclus (art. 22-III de la loi de 1965 créé par la loi ALUR).
Une information sur la dématérialisation devrait également être inscrite afin de permettre à tout copropriétaire intéressé de se manifester lors de l’assemblée générale (art. 64-1 du décret de 1967, inséré par le décret du 21 octobre 2015).
Ces contraintes ne font pas obstacle à ce qu’à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, notifie(nt) au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elle(s) soi(en)t inscrite(s) à l’ordre du jour (art. 10 du décret de 1967).
D’autres questions pourront aussi nourrir l’ordre du jour de manière casuistique. Des informations pourront être notifiées en même temps que l’ordre du jour (art. 11 du décret).
Fort heureusement, la taille des caractères de l’ordre du jour n’est pas encore imposée à l’instar de la règle de hauteur minimale (corps huit) fixée dans le contrat-type de syndics (art. 29, al. 4, du décret de 1967). Mais le nombre croissant des points à prévoir nécessite un travail méticuleux de la part des gestionnaires qui s’apparente à un véritable examen de contrôle technique. Les copropriétaires comprennent mal cette inflation de normes, d’autant qu’elle implique une augmentation du volume des convocations, un rallongement de la durée de tenue des assemblées et de multiples engagements financiers sous-jacents.
