Il est tenu une feuille de présence lors de chaque assemblée générale de copropriété. Ce document consigne les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose et l’émargement des copropriétaires ou associés présents ou de leurs mandataires (art. 14, al. 1er et 2, du décret du 17 mars 1967 ; Catherine Blanc-Tardy, Le syndic et la signature de la feuille de présence, Inf. Rap. Copr. n° 571, sept. 2011, p. 31).
Un copropriétaire peut demander à son syndic de lui produire la copie de la feuille de présence d’une des assemblées générales (aucun délai de prescription n’est prévu par les textes). Les objectifs de la démarche peuvent être multiples, même s’ils n’ont pas à être communiqués. Il peut s’agir de s’assurer que la réduction des voix a été correctement appliquée en cas de copropriétaire majoritaire, de vérifier si les délégations de votes ont bien été prises en compte et si les plafonds légaux ont été respectés, ou bien encore de contrôler le calcul des voix, en particulier en cas de spécialisation des votes.
Motivations de la demande
Lorsqu’un copropriétaire n’a pas réussi à se faire élire au bureau d’une assemblée, il n’est pas toujours aisé en pratique d’avoir accès à la feuille de présence au cours de l’assemblée, même si elle doit être tenue à la disposition des copropriétaires ou de leurs mandataires pendant toute l’assemblée. Les textes ne précisent pas qui doit l’établir, mais il s’agira en pratique du secrétaire de séance (ou du syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la réunion, voir la recommandation n° 4 de l’ancienne Commission relative à la copropriété ; art. 15 du décret ; à noter que la feuille de présence peut également être tenue sous forme électronique, articles 14 du décret de 1967 et 1316-1 et s. du Code civil). Le décret impose, en revanche, qu’elle soit certifiée exacte par le président de l’assemblée (art. 14, al. 1er).
Or, une pression d’ordre psychologique conduit souvent à ce que les copropriétaires qui ne font pas partie du bureau de la séance prennent place dans la salle de réunion, à l’écart du bureau, après avoir signé la feuille de présence dès leur arrivée (pression d’autant plus forte pour les retardataires). Ceci les empêche donc de pouvoir vérifier les indications portées dans ce document tout au long de l’assemblée.
Si un copropriétaire quitte l’assemblée de manière anticipée après avoir signé la feuille de présence, il faut qu’il veille à ce que son départ y soit mentionné. S’il souhaite donner un pouvoir à une personne présente pour le représenter jusqu’à la fin de la réunion, cette information doit également être consignée dans la feuille de présence qui doit être émargée par le mandataire. À défaut, le copropriétaire serait réputé présent pour tous les votes (Cass. 3e civ., 1er juill. 2009, n° 08-18109).
Le relevé systématique des présences et des départs est donc essentiel en assemblée, puisqu’il permet de réajuster en temps réel le nombre de copropriétaires présents ou représentés et le nombre de leurs voix afin de permettre le calcul des majorités. En fonction de ces mouvements, le total des copropriétaires et du nombre de voix permet, ou bloque, la prise de décisions à des majorités difficiles à obtenir (unanimité ou double majorité de l’article 26 et majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, voir tableau synoptique des majorités des Inf. Rap. Copr.).
La feuille de présence est le document formaliste déterminant qui permet de savoir si un copropriétaire a qualité par la suite pour contester les résolutions de l’assemblée (art. 42, al. 2, de la loi du 10, juillet 1965).
On voit donc tout l’intérêt de cette pièce, dont l’absence ferait d’ailleurs encourir la nullité de l’assemblée (Cass. 3e civ., 18 févr. 2014, n° 13-10.307).
Communication d’une des archives du syndicat
En tant qu’annexe du procès-verbal d’assemblée avec lequel elle est conservée dans le registre des procès-verbaux pour faire partie des archives du syndicat, la feuille de présence peut être communiquée intégralement à tout copropriétaire demandeur, sans que le syndic « puisse se faire juge de son utilité ou de sa légitimité » (combinaison des articles 14 et 33, al. 2, du décret ; arrêt du 18 févr. 2014, précité).
La copie délivrée par le syndic doit être certifiée par ses soins (art. 33, al. 2, du décret).
Exclusion d’un envoi systématique
Le syndic n’a pas à notifier la feuille de présence aux copropriétaires en même temps que le procès-verbal d’assemblée (art. 18 de la loi de 1965 combiné avec les articles 14 et 33 du décret), ni à l’envoyer à chaque copropriétaire après l’assemblée (Cass. 3e civ., 24 sept. 2008, n° 07-16.334).
Auteur de la demande
À noter que le décret de 1967 ne cantonne pas expressément la délivrance de la copie de la feuille de présence au seul copropriétaire qui en ferait la demande (art. 33, al. 2, du décret), alors que le décret sur le contrat type de syndic n’envisage que le cas d’un « copropriétaire » demandeur en ce qui concerne l’imputation des frais de copies des annexes de procès-verbaux (art. 9.3 de l’annexe 1 du décret du 26 mars 2015, applicable à compter du 2 juillet 2015).
Imputation des frais de délivrance
S’agissant des frais de copies, il existe également depuis la parution du contrat type de syndic, une contradiction entre les termes de l’article 33 du décret de 1967 qui prescrivent qu’ils relèvent du forfait de gestion courante et sont à la charge du syndicat, et ceux de l’article 9.3 de l’annexe 1 du contrat type qui indiquent qu’ils sont seulement imputables au « copropriétaire demandeur ».
