Utilisation encadrée en copropriété
A l’occasion d’une communication rappelant les règles en vigueur en matière de collecte et d’utilisation des données en copropriété, la CNIL a souligné qu’entre acteurs du syndicat, le principe de sécurité et de confidentialité impose à tout organisme traitant des données personnelles de prendre des mesures pour s’assurer que seules des personnes autorisées y accèdent.
Le syndic doit ainsi veiller à ne communiquer aux membres du conseil syndical, tenus par ailleurs de respecter la confidentialité, que les seules informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. S’agissant des communications du syndic à des tiers extérieurs à la copropriété, la CNIL rappelle que l’activité de syndic suppose le respect de règles éthiques, parmi lesquelles figure l’obligation de confidentialité qui, sauf permission légalement obtenue, n’est pas compatible avec cette demande de transmission.
En matière de prospection commerciale par le syndic, il est souligné que ce dernier doit veiller à ne pas utiliser les informations traitées dans le cadre de son activité pour d’autres usages incompatibles avec la raison initiale de la collecte qui est la gestion administrative et financière de la copropriété. S’agissant de la répartition des responsabilités concernant les données dans la copropriété, le syndic doit informer les personnes concernées des raisons le conduisant à traiter des données personnelles en précisant les caractéristiques du traitement. Il doit également permettre aux intéressés d’exercer leurs droits.
Enfin, s’agissant de la simplification et la dématérialisation de la gestion de la copropriété, le syndic doit, en matière de tenue de l’assemblée générale des copropriétaires à distance, veiller à choisir des outils respectueux de la vie privée des personnes, l’extranet de la copropriété devant quant à lui garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées (Source, La gestion des données personnelles au sein d’une copropriété, 18 novembre 2022, www.cnil.fr)
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