CE MOIS-CI DANS LA CHRONIQUE : LES BONS COMPTES D'ALAIN
Comme toute structure «digne de ce nom», l’exercice comptable d’un syndicat des copropriétaires doit couvrir une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture et le principe retenu par les textes consiste en une annualisation budgétaire pour apporter plus de lisibilité et de transparence aux comptes et faciliter également un comparatif d’année en année.
Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 682 d'octobre 2022
Lorsque la comptabilité se met en place dans le cas d’une construction neuve ou d’un immeuble mis en copropriété, l’assemblée générale fixe la date de cette périodicité qui ne pourra toutefois pas excéder dix-huit mois (cf. art. 5, décret du 14 mars 2005). Cela peut s’avérer utile pour faire correspondre l’exercice avec d’autres entités proches dans le cadre d’une ASL ou d’une AFUL par exemple, lorsqu’il existe plusieurs bâtiments dont la livraison s’étale dans le temps.
L’exercice comptable peut coïncider avec l’année civile ou bien tout autre période adéquate avec le contexte immobilier. Si, par exemple, un immeuble neuf est livré par le promoteur le 23 mars, la période éventuellement à retenir peut-être celle du 1er avril au 31 mars de chaque année. Mais ce n’est pas une obligation ! L’assemblée pourrait opter pour une première période écourtée, dans cet exemple du 1er avril au 31 décembre, puis repartir sur l’exercice civil. Mais on pourrait aussi imaginer du 24 mars au 23 mars de l’année suivante… Bref, l’assemblée dispose d’une grande latitude dans le domaine.
Dans la pratique, il est plus simple de choisir une fin de mois, notamment pour définir les échéances des provisions, souvent trimestrielles, dont les dates sont conditionnées à cette périodicité comptable.
Autre exemple, si l’exercice débute le 1er mai pour s’achever le 30 avril de l’année suivante, les provisions seront exigibles les 1er mai, 1er août, 1er novembre et 1er février. Il est important que les copropriétaires connaissent les dates de leur provision afin de pouvoir les honorer sans trop de difficultés et de pouvoir planifier cette dépense dans leur budget personnel.
À la date de clôture, les comptes arrêtés font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général et l’état des travaux de l’article 14-2.
Ces documents normalisés doivent être établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°1, 2, 3, 4 et 5 du décret du 14 mars 2005.
Enfin, il est bon de savoir que «la date de clôture de l’exercice pourra être modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale…» (cf. art. 5, décret du 14 mars 2005). Cette faculté peut s’avérer nécessaire pour solder un contentieux, apurer une situation présentant un risque pour le syndicat, achever une opération de travaux permettant aux copropriétaires de bénéficier d’un important reliquat positif, bref : toute situation motivée allant dans le sens de l’intérêt général de la copropriété. Mais «un délai minimum de cinq ans devra être respecté entre les deux décisions d’assemblées générales modifiant la date de clôture». L’article 5 du décret du 14 mars 2005 apporte cette ultime précision afin de dissuader toute modification intempestive en la matière !
Alain Laux, Directeur d’une union de services
