Copropriété : Travaux

Dématérialisation des demandes d’autorisations 

Après plusieurs reports liés à des difficultés techniques et juridiques, la dématérialisation des demandes d’autorisation d’urbanisme est effective depuis le 1^er janvier 2022. C’est une avancée à saluer pour les pétitionnaires d’autant que la crise sanitaire légitime encore plus l’utilité de cette révolution digitale. Que change cette réforme pour le syndic ou le copropriétaire qui dépose une demande de déclaration préalable de travaux ou de permis de construire ?

Article paru dans les Informations Rapides de la Copropriété numéro 675 de janvier-février 2022

Une nouvelle dimension

Depuis le 1^er janvier 2022, toutes les communes, quelle que soit leur taille, sont tenues de recevoir les demandes d’autorisations d’urbanisme déposées par voie électronique, si le pétitionnaire (copropriétaire ou syndic) en fait le choix, sachant que près de 1,5 million de demandes d’autorisations d’urbanisme sont traitées chaque année dans l’Hexagone. 

Chaque commune est libre de fixer les modalités de mise en œuvre de cette obligation : adresse courriel dédiée, formulaire de contact, téléservice spécifique….

C’est ce qu’on appelle la saisine par voie électronique “SVE”, déjà applicable pour d’autres actes administratifs depuis 2015. En effet, dans le cadre de la simplification des relations entre l’administration et les citoyens, une ordonnance du 6 novembre 2014 prévoit la possibilité de saisir l’administration par voie électronique dans les mêmes conditions qu’une saisine par voie postale.

Toutefois, il reste loisible au pétitionnaire de déposer un dossier papier, en vue de l’obtention d’un permis de construire, d’un permis d’aménager, d’un permis de démolir ou une déclaration préalable de travaux, qui sera ensuite numérisé pour être géré par voie numérique par l’administration. Cette faculté vise à ne pas ostraciser les «zones blanches», c’est-à-dire les territoires non couverts par un réseau mobile.

Ce double flux (papier et numérique) n’est toutefois pas sans poser des problèmes pratiques aux services instructeurs des collectivités territoriales, par exemple en termes d’archivage, comme l’a expérimenté la Ville de Paris, où la dématérialisation est opérationnelle depuis 2019. 

 

Une dématérialisation «intégrale» 

Les communes dont le nombre total d’habitants est supérieur à 3 500 disposent d’une téléprocédure spécifique leur permettant non seulement de recevoir, mais également d’instruire sous forme dématérialisée les demandes d’autorisation d’urbanisme déposées depuis le 1^er janvier 2022 (article L. 423-3 du Code de l’urbanisme modifié par l’article 62 de la loi ELAN du 23 novembre 2018). 

Cette téléprocédure peut être mutualisée au travers du service en charge de l’instruction des actes d’urbanisme. Un décret du 23 juillet et un arrêté du 27 juillet 2021 définissent les téléprocédures afin de sécuriser les échanges électroniques lors de la réception et de l’instruction des demandes d’autorisation d’urbanisme.

 

Fiabilité garantie 

L’enjeu est ici d’apporter un meilleur service public aux pétitionnaires, de simplifier leurs démarches, d’enrichir les services rendus et de réduire les délais de traitement, pas moins !

Ainsi, il n’est plus nécessaire de se rendre en mairie aux horaires d’ouverture des guichets pour déposer une demande d’autorisation et, le cas échéant, la compléter. Plus besoin non plus d’imprimer sa demande en de multiples exemplaires et d’envoyer les plis en recommandé avec accusé de réception (une économie de frais de papier, d’envoi et de temps). 

L’état d’avancement du dossier est, en outre, consultable en ligne en temps réel, ce qui offre incontestablement une plus grande traçabilité des informations échangées. 

A noter que cette dématérialisation n’a pas vocation à modifier les compétences de chaque acteur de la chaîne de traitement de la demande d’autorisation d’urbanisme, seulement les modalités d’instruction.

Aussi, les agents des communes restent les interlocuteurs privilégiés, durant tout le processus d’instruction jusqu’à la signature.

D’un point de vue technique, la téléprocédure doit accepter a minima les fichiers d’une taille de 10 méga-octets et les formats suivants (PDF, JPEG et PNG). 

La fiabilité, la sécurité et la confidentialité des comptes utilisateurs des acteurs et leurs échanges sont également garanties, tout comme l’établissement de manière certaine, de la date et de l’heure auxquelles les pièces, documents, courriers et notifications adressées au demandeur ou par le demandeur sont envoyés, reçus, mises à disposition et consultés. C’est fondamental au regard des différents délais qui gouvernent les procédures d’urbanisme.

 

Un dispositif d’assistance 

Depuis fin 2020, et donc avant même l’entrée en vigueur de la réforme, le ministère de la Transition écologique a mis en ligne la plateforme baptisée : «Assistance aux demandes d’autorisation d’urbanisme» (AD’AU), qui est librement accessible sur service public.fr. 

Destinée aux particuliers comme aux professionnels, c’est un outil d’aide à la détermination de l’autorisation d’urbanisme adéquate, en fonction de la nature et de la teneur des travaux projetés, et à la constitution du dossier. Il n’est pas toujours évident de savoir si les travaux envisagés par un copropriétaire, par exemple, relève d’une simple déclaration préalable de travaux ou d’un permis de construire. 

Son objectif est donc de guider le pétitionnaire dans l’élaboration d’un dossier complet intégrant l’ensemble des pièces attendues. Par conséquent, AD’AU réduit les risques de rejet de dossiers. 

A terme, AD’AU doit permettre de constituer, mais encore de transmettre une demande d’autorisation directement en ligne, si la commune y est raccordée (Sophie Michelin-Mazéran).

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