[N°656] - Les bons comptes d'Alain : La gestion comptable des travaux

par Alain Laux, Directeur d’une union de services
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Question d’un lecteur : «Je ne parviens pas à retrouver dans le relevé général des dépenses des comptes annuels de ma copropriété, le montant des appels de fonds que j’ai versés pour des travaux. Ces appels, qui ont été faits en dehors des appels de charges de fonctionnement que l’on reçoit chaque trimestre, n’apparaissent nulle part et pour ma déclaration d’impôt, je suis obligé de refaire le calcul moi-même… Est-ce normal ?»

En copropriété, la gestion des travaux doit être distincte de la gestion classique “des charges courantes” qui relèvent du budget ordinaire. En comptabilité, on ne mélange pas les choux et les carottes !

Pour que les copropriétaires y voient un peu plus clair et pour distinguer les différentes catégories, il est préférable d’adopter le système de la gestion par sous-comptes tel que prévu par l’article 7 du décret du 14 mars 2005 : 450-1 : charges ordinaires ; 450-2 : charges travaux ; 450-3 : avances ; 450-4 : emprunts ; 450-5 : cotisations (issues de la loi ALUR : art. 14-2 de la loi de 1965).

En pratique, le syndic doit créer autant de budgets nécessaires à l’approvisionnement des fonds et de comptes de charges (671) qu’il y a de nature de travaux adoptés par l’assemblée générale. Logiquement, si des travaux ont lieu, c’est que l’assemblée générale les a décidés, voire approuvés lorsqu’il s’agit de “travaux urgents” (engagement de travaux sur l’unique initiative du syndic).

La cohérence voudrait également que l’assemblée générale ait pris le soin d’en définir le montant, de déterminer les modalités de leur répartition et de fixer le calendrier des échéances servant à les financer.

Que les échéances travaux coïncident ou non avec les provisions trimestrielles, le syndic doit adresser aux copropriétaires et pour chaque terme «un avis indiquant le montant de la somme exigible et l’objet de la dépense» (cf. art. 35-2 du décret du 17 mars 1967).

Tant que les travaux ne sont pas achevés, il est normal que les dépenses (et les provisions qui ne constituent que de simples “acomptes”) ne figurent pas dans le relevé général des dépenses annuel (RGD). Ce n’est qu’à leur achèvement définitif, autrement dit, à la réception de la facture de l’entrepreneur (ou la réception du chantier par un architecte), que le syndic peut clore son budget.

Dès lors, l’écart entre le budget voté (dont il est préférable qu’il soit supérieur) et le montant total des travaux se visualise dans les comptes annuels.

Ces indications se retrouvent dans les annexes 2 et 4 du décret du 14 mars 2005.

Si la durée de réalisation des travaux dépasse l’année comptable, les acomptes sur les dépenses ou les charges partielles «sont comptabilisées par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations» (cf. art. 4 du décret du 14 mars 2005). Elles figurent sur l’annexe 5 sur laquelle doit subsister un “solde en attente sur travaux”.

Ce solde est reporté au “passif du bilan” sur l’annexe 1, en compte 120. Dans cette hypothèse, il n’y aura aucune indication dans les annexes 2 et 4. Ces soldes sont ensuite répercutés aux copropriétaires lorsque ceux-ci ont approuvé les comptes présentés à l’assemblée.

 

Alain Laux,
Directeur d’une union de services