[N°617] - Préparer l'assemblée générale : le rôle du conseil syndical

par Julie Hainaut
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Véritable relai entre les copropriétaires et le syndic, le conseil syndical joue un rôle clé dans la préparation de l’assemblée générale.
Etat des lieux.

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Seul moment où l’ensemble des copropriétaires est réuni pour prendre des décisions concernant le fonctionnement futur de leur copropriété, l’assemblée générale est un rendez-vous clé qui comprend beaucoup de travail en amont de la part du conseil syndical. L’article 7 du décret du 17 mars 1967 impose la tenue, au moins une fois par an, d’une assemblée générale des copropriétaires. Un règlement de copropriété stipulant que l’assemblée devra est tenue tous les deux ans n’aura aucun impact : la clause sera réputée non écrite. Avant de donner rendez-vous aux copropriétaires pour la tenue de la fameuse assemblée, le conseil syndical a trois missions bien précises à accomplir. Il a, en outre, à rendre compte des missions qui lui incombent.

Bien définir l’ordre du jour
L’ordre du jour est établi conjointement par le syndic et le conseil syndical. Comme l’assemblée ne peut se déterminer que sur des questions qui ont été inscrites à l’ordre du jour, il faut veiller à ne rien oublier, de la gestion courante aux éventuels travaux en passant par les litiges, tels que le recouvrement d’impayés, par exemple. L’ordre du jour doit être rédigé de manière claire et précise, afin de permettre un vote “pour” ou “contre”.

Elaborer clairement le budget prévisionnel
Préparé et établi par le syndic, le budget prévisionnel doit être voté chaque année, pour chaque exercice comptable précédent. La 13ème recommandation de l’ancienne Commission relative à la copropriété, préconise que le conseil syndical soit associé à sa préparation. Une préconisation rendue obligatoire par la loi ALUR qui précise désormais que le syndic doit établir le budget prévisionnel «en concertation avec le conseil syndical». Le règlement de copropriété ne peut contrevenir à cette règle impérative : le contenu du budget prévisionnel, sa périodicité et sa force exécutoire sont déterminés par la loi de 1965. Le budget de l’année en cours est régulièrement réajusté, selon les événements subis par la copropriété. Mais il reste nécessaire d’élaborer le budget prévisionnel de la manière la plus précise et juste. Un appel de fonds trop faible ou trop important n’aura pas d’intérêt. Dans le premier cas, la copropriété aura des difficultés à fonctionner en cas de gros travaux imprévus. Dans le second cas, cela pèsera sur le budget des copropriétaires.

Renégocier le contrat de syndic
La loi de 1965, dans son article 21, que «au cas où l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, celle-ci est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic (...), effectuée par le conseil syndical». En réalité, la possibilité de produire plusieurs projets de contrats de syndic au moment de la convocation de l’assemblée générale était déjà prévue dans les textes, mais leur mise en concurrence était pratiquement inexistante en pratique.
Le conseil syndical a un rôle important dans la sélection du futur syndic. Il doit recenser les candidats, demander des devis, analyser les offres reçues, les comparer, négocier les contrats... Cela exige une implication sans faille des conseillers syndicaux. « Renégocier le contrat de syndic avec le syndic n’est pas toujours chose aisée. Il arrive que les échanges fusent, que le ton monte. Avant de renouveler ce contrat, je conseille aux conseillers syndicaux de s’entretenir avec les copropriétaires, pour identifier précisément les besoins de la copropriété. On ne choisira pas le même syndic selon que l’immeuble est neuf ou ancien, qu’il soit doté d’un gardien ou non, par exemple», explique un conseiller syndical d’un immeuble lyonnais du 6e arrondissement. En cas d’absence de mise en concurrence, la loi ne prévoit aucune sanction, la validité de la résolution désignant le syndic ne pouvant être remise en cause. Mais selon l’association de défense des consommateurs Consommation Logement Cadre de Vie (CLCV), « la jurisprudence contrôle régulièrement si les copropriétaires ont pu se prononcer en toute connaissance de cause et si, pour cela, les informations nécessaires ont été portées à leur connaissance». A savoir : le 
copropriétaire souhaitant proposer un projet de contrat de syndic au vote de l’assemblée générale sans passer par le conseil syndical, peut le faire. Il lui faudra juste veiller au calendrier et envoyer ce projet au syndic avant qu’il n’ait envoyé aux copropriétaires les convocations à l’assemblée générale.

Les missions générales du conseil syndical
A chaque assemblée générale, le conseil syndical doit rendre compte des missions qui lui incombent, à savoir :
> Le contrôle de la gestion du syndic.- Il peut ainsi consulter et faire des copies de tout document relatif à la gestion et l’administration de la copropriété ou intéressant le syndicat de copropriétaires (lettres, registres, mails, dossiers...).
> L’assistance du syndic dans ses missions.- Le conseil syndical a en charge la mise en concurrence obligatoire des marchés et contrats dont le prix excède le montant défini en assemblée générale.
> Les avis et consultations demandés par le syndic.- Pour tout projet de contrat de syndic ou toute question relative au syndicat, le conseil syndical peut donner son avis ou être consulté par le syndic. 

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Etre élu au conseil syndical
Composé de membres élus par l’assemblée générale des copropriétaires, le conseil syndical coordonne les relations entre les copropriétaires et le syndic, et assure une mission d’assistance et de contrôle du syndic. Pour devenir membre du conseil syndical, il est nécessaire d’être propriétaire dans l’immeuble en question, marié ou pacsé avec un copropriétaire, représentant légal d’un copropriétaire, usufruitier, accédant ou acquéreur à terme. Le syndic et son entourage familial ou professionnel ne peuvent devenir membres du conseil syndical, même s’ils sont copropriétaires dans l’immeuble. Sauf, bien évidemment, s’il s’agit d’un syndic fonctionnant sous la forme d’une coopérative. Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité de l’article 25 ou celle de l’article 24 pour un mandat de 3 ans renouvelable.

Augmenter la participation des copropriétaires
Dans certaines assemblées générales, les copropriétaires se font rares. Pour éviter que ceux-ci se sentent peu concernés, le conseil syndical doit régulièrement les informer des actions qu’il mène et de la vie de la copropriété, par affichage, note dans les boîtes aux mails, voire par courrier.

A lire
La recommandation n°13 de la Commission relative à la Copropriété publiée dans le numéro 563 des Informations Rapides de la Copropriété our sur le site informationsrapidesdelacopropriete.fr onglet “recommandations”.

A savoir
Le conseil syndical peut demander la convocation d’une assemblée générale et mettre en demeure le syndic de convoquer cette assemblée en lui précisant les questions à porter à l’ordre du jour. Le syndic ne pourra pas se dérober. S’il ne le fait pas dans les huit jours, le président du conseil syndical se chargera lui-même de convoquer l’assemblée.